Decyzja o wypowiedzeniu umowy księgowej i zmianie biura rachunkowego może przyjść niespodziewanie, gdy zauważymy szereg nieścisłości w dokumentach lub może być wynikiem długotrwałego niezadowolenia z poziomu świadczonych usług. Niezależnie od naszych powodów, jeśli myślimy nad rozwiązaniem umowy z biurem rachunkowym najlepiej podjąć ją właśnie teraz, na przełomie roku. Zmiana biura rachunkowego wiąże się jednak z wieloma formalnościami i niekiedy kłopotami prawnymi. Sprawdźcie na co uważać i jak zmienić biuro rachunkowe bezproblemowo i szybko.

Wypowiedzenie umowy o świadczenie usług księgowych

Decyzja o zmianie biura rachunkowego rzadko bywa nagła i nieprzemyślana. Często w trakcie kontroli okazuje się, że w dokumentach są spore braki, nieprawidłowe obliczenia i urząd nakłada na nas ogromne kary, które powinno ponieść szczególnie biuro rachunkowe. Oczywistym jest fakt, że nie chcemy już dłużej współpracować z firmą, która nie potrafi dopilnować finansów firmy i zmiana biura rachunkowego jest konieczna. Księgowość powinna być zawsze prowadzona rzetelnie, by uchronić nas przed przykrymi konsekwencjami ze strony prawa.

Według badań, najczęstszą przyczyną niezadowolenia jest kwestia dowozu dokumentów do biura. Wypowiedzenie umowy usług księgowych może być brane pod uwagę również wtedy, gdy przedsiębiorca uważa, że biuro nie podejmuje wystarczających działań w zakresie optymalizacji kosztów. Wielu przedsiębiorców musi również prowadzić równoległą ewidencję księgową w firmie. Jeśli nie otrzymujecie informacji o wysokości podatku lub biuro dosłownie umywa ręce przed braniem odpowiedzialności za ewentualne błędy to sygnały, że najwyższy czas na zmiany i pora na wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym.

Wszystkie powyższe kwestie świadczą o tym, że nie ma sensu zwlekać dłużej z decyzją o wypowiedzeniu umowy z księgową, tylko znaleźć nowe biuro rachunkowe.

Jak zmienić biuro rachunkowe - umowa z lub bez okresu wypowiedzenia

Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym można złożyć w dowolnym momencie, gdyż prawo cywilne nie ogranicza nas w tej kwestii. Pochopne decyzje mogą być jednak niekorzystne, a źle dokonana przeprowadzka może zająć nawet kilka miesięcy. Istotną kwestią w czasie rozwiązania umowy z biurem rachunkowym są zapisy w umowie, gdyż biura rachunkowe wprowadzają często 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Nie musimy jednak czekać po wypowiedzeniu umowy usług księgowych na koniec współpracy, by podpisać umowę z nowym biurem rachunkowym. W umowie wystarczy zaznaczyć początek współpracy równo z dniem końca poprzedniej umowy. Jeśli będzie potrzebna pomoc w zmianie biura rachunkowego, zawsze można poradzić się nowych księgowych, którzy z pewnością wskażą na istotne czynniki regulujące współpracę.

Zmiana księgowości wymaga często sprawdzenia wszystkich dokumentów, co może zająć nawet kilka tygodni czy kilka miesięcy w przypadku dużej firmy. Podpisując umowę z nowym biurem, pomimo dodatkowych kosztów, warto powierzyć jej dokładną kontrolę dokumentów.

Jeśli jesteśmy właścicielami spółki lub prowadzimy pełną księgowość, wypowiedzenie umowy księgowej należy przeprowadzić wraz z końcem okresu rozliczeniowego i przekazać nowej firmie dokumenty do kontroli. Ważne jest również zgłoszenie biura rachunkowego do urzędu skarbowego lub upewnienie się, że nowi księgowi wypełnią formalności w naszym imieniu.

Wypowiedzenie umowy biura rachunkowego – krok po kroku

  1. Podjęcie decyzji o zmianie i szukanie nowego biura księgowego.
  2. Wypowiedzenie umowy i podpisanie nowej umowy o świadczenie usług księgowych.
  3. Podpisanie pełnomocnictwa odnośnie reprezentacji w urzędach.
  4. Przekazanie dokumentów rejestrowych takich jak KRS, NIP, REGON , umowy spółki.
  5. Odebranie wszystkich dokumentów z poprzedniego biura rachunkowego.
  6. Rozpoczęcie współpracy.

Wypowiedzenie umowy usług księgowych – o tym również pamiętaj

W trakcie rozwiązania umowy z biurem rachunkowym musimy przede wszystkim pamiętać o powiadomieniu o tym urzędu. Należy tego dokonać poprzez złożenie aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG za pomocą formularza CEIDG-1. Podobnie sprawa wygląda w kwestii pełnomocnictwa. Jeśli poprzednie biuro rachunkowe było upoważnione do składania w naszym imieniu dokumentów, należy po wypowiedzeniu umowy księgowej zawiadomić urząd skarbowy o odwołaniu pełnomocnictwa. Należy tego dokonać za pomocą formularza OPL-1. Możliwe, że w umowie znajdował się zapis, iż wygasa ono automatycznie wraz z wypowiedzeniem umowy z biurem rachunkowym, trzeba jednak takie informacje zweryfikować. Zarówno kwestię pełnomocnictwa jak i zgłoszenia zmiany biura można przekazać nowej firmie prowadzącej naszą księgowość, jednak warto omówić tą kwestię w trakcie podpisywania umowy.

Pobierając dokumenty z poprzedniego biura rachunkowego warto sprawdzić, czy mamy ich komplet, czy biuro celowo lub nieumyślnie nie przekazało nam wszystkich dokumentów.

Wypowiedziana umowa, a biuro rachunkowe - dokumenty, które powinniśmy otrzymać:

  • faktury i rachunki,
  • umowy,
  • wyciągi bankowe i inne potwierdzenia zapłaty należności,
  • księgi podatkowe,
  • rejestry VAT,
  • ewidencję faktur,
  • ewidencję wyposażenia,
  • ewidencję przebiegu pojazdów,
  • ewidencję środków trwałych,
  • dokumentację związaną z kadrami i płacami,
  • deklaracje rozliczeniowe ZUS oraz deklaracje podatkowe.

Wypowiedzenie umowy - biuro rachunkowe

Jeśli jesteśmy na etapie decyzji o wypowiedzeniu umowy z księgową , powinniśmy w trakcie poszukiwań zwrócić szczególną uwagę na aspekty, które poskutkowały taką decyzją. Jeśli poprzednie biuro nie dowoziło dokumentów, upewnijmy się podwójnie czy nowe biuro spełnia nasze oczekiwania i dopiero złóżmy wypowiedzenie umowy o usługi księgowe. W trakcie przeprowadzki nie traćmy głowy i przypilnujmy, by nowa firma zajęła się wszystkim rzetelnie i zgodnie z przepisami. W końcu niedopatrzenia mogą nas słono kosztować. Jeśli nie wiecie jak po rozwiązaniu umowy z biurem rachunkowym dobrze wybrać nowe biuro rachunkowe, zapraszamy do naszego wcześniejszego wpisu, który rozjaśni wszystkie wątpliwości.