Obowiązkowa e-faktura w Polsce od 2023 roku

Już od roku 2023 Ministerstwo Finansów planuje wdrożyć powszechne i obowiązkowe stosowanie faktur elektronicznych. W dniu 30 marca 2022 r. resort finansów poinformował w komunikacie o tym, że zgodę na wprowadzenie obowiązkowych e-faktur w Polsce wydała Komisja Europejska. Kolejnym krokiem jest uzyskanie akceptacji Rady UE, co teoretycznie powinno nastąpić w ciągu kilku najbliższych tygodni.

E-faktury ustrukturyzowane i KSeF

Obecnie podatnicy maja kilka możliwości wystawiania faktury. Oprócz dotychczasowych form fakturowania (w postaci elektronicznej i papierowej) od 1 stycznia 2022 r. mogą również wystawiać faktury ustrukturyzowane korzystając z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Póki co korzystanie z KSeF w celu wystawienia faktury jest dobrowolne i zależy jedynie od woli danego podatnika.

Faktury ustrukturyzowane są sporządzane w programach finansowo-księgowych poszczególnych przedsiębiorców zgodnie ze wzorem faktury opracowanym przez Ministerstwo Finansów. Taka faktura po wystawieniu jest przesyłana za pośrednictwem specjalnego interfejsu (API) z systemu księgowego do centralnej bazy (KSeF). Następnie faktura ta może zostać pobrana z tego systemu przez kontrahenta.

Zgoda Komisji Europejskiej na wprowadzenie obowiązkowych e-faktur

O planach wprowadzenia obowiązkowych faktur elektronicznych Ministerstwo Finansów informowało już na początku 2021 roku. Z kolei w dniu 2 sierpnia 2021 r. Polska przekazała do Komisji Europejskiej wniosek o derogację na podstawie art. 395 dyrektywy Rady w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w celu uzyskania upoważnienia do stosowania środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy.

W dniu 30 marca 2022 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że na podstawie przygotowanego wcześniej wniosku Komisja Europejska przygotowała i przekazała do Rady UE projekt decyzji derogacyjnej, która upoważnia Polskę do wdrożenia obowiązkowego systemu faktur elektronicznych. Z informacji przekazanych przez Ministerstwo wynika, że decyzja w tej sprawie powinna zapaść w ciągu kilku najbliższych tygodni.

Od kiedy obowiązkowe e-faktury?

W komunikacie Ministerstwa Finansów opublikowanym 30 marca 2022 r. nie pojawiła się informacja na temat terminu wprowadzenia obowiązkowych faktur elektronicznych, ale już wcześniej Ministerstwo Finansów informowało, że wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF miałoby stać się obowiązkowe od 2023 roku. Resort finansów obiecuje, że fakturowanie elektroniczne zostanie wprowadzone w takim okresie, żeby biznes miał czas na dostosowanie się do nowych rozwiązań.

Dostęp do KSeF oraz wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF

Uzyskanie przez podatnika dostępu do KSeF oraz do możliwości wystawiania faktur w systemie odbywa się po uprzednim uwierzytelnieniu danych podmiotów przy pomocy Podpisu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Uwierzytelnianie przeprowadzane jest bezpośrednio w KSeF.

Przedsiębiorcy niebędący osobami fizycznymi, którzy nie mają pieczęci elektronicznej mogą zdobyć dostęp do KSeF przy pomocy złożenia zawiadomienia (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do Krajowego Systemu e-Faktur. Zawiadomienie składane jest do naczelnika urzędu skarbowego. Pozwoli to na wyznaczenie osoby fizycznej, która będzie zarządzać uprawnieniami w systemie. Odpowiedni formularz dostępny jest na stronie www.podatki.gov.pl.

Faktury w systemie przechowywane i archiwizowane są przez 10 lat.

Podatnicy korzystający z możliwość dobrowolnego wystawiania faktur w tej postaci mają skrócony okres oczekiwania na zwrot podatku VAT, który wynosi 40 dni zamiast standardowych 60 dni.

Korzyści dla przedsiębiorców wynikające z korzystania z e-faktur.

Ministerstwo Finansów wskazuje, że korzystanie z możliwości wystawiania e-faktur za pośrednictwem KSeF ma szereg różnych zalet. Do najczęściej wspominanych należą m.in.:

• usprawnienie obrotu gospodarczego dzięki wprowadzeniu jednego standardu faktury (zamiana dokumentów papierowych oraz w formacie PDF na dane cyfrowe pozwoli na automatyzację i cyfryzację obiegu faktur między różnymi podatnikami oraz księgowania tych faktur);
• zwiększenie szybkości wymiany dokumentów między podatnikami - praktycznie od razu po wystawieniu faktury, kontrahent będzie miał do niej dostęp;
• brak konieczności wystawiania duplikatów faktur - faktury będą dostępne w systemie, co ogranicza ryzyko ich zagubienia lub zniszczenia;
• wgląd w ścieżkę obiegu danego dokumentu - wystawca faktury ma pewność, że dany dokument dotarł do ich kontrahenta,  a kontrahent ma stały dostęp do faktur w systemie;
• ograniczenie kosztów związanych z archiwizowaniem dokumentów - faktury będą archiwizowane bezpośrednio w systemie przez wymagany okres czasu, dzięki czemu nie ma konieczności archiwizowania ich w odrębnych systemach IT przedsiębiorców lub archiwizowania papierowych faktur;
• jeden stały format faktury znacząco ogranicza możliwość pomyłek podczas ręcznego wystawiania faktur, a dodatkowo skraca czas potrzebny na wystawienie faktury;
• krótszy termin zwrotu podatku VAT (skrócenie okresu o 20 dni - ze standardowych 60 dni na 40 dni);
• uproszczenie rozliczania faktur korygujących in minus (wystawca faktury będzie mógł ją rozliczyć już w momencie wystawienia, natomiast nabywca z chwilą otrzymania faktury w KSeF, o ile wyrazi on zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych);
• brak konieczności wysyłania struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur na żądanie organów podatkowych - dane te są od razu dostępne dla administracji bezpośrednio w systemie KSeF;
• zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego nabywców usług lub towarów.

Jaki będzie docelowy KSeF?

Ministerstwo Finansów pracuje obecnie nad koncepcją prawną i biznesową docelowego KSeF. Podstawowym założeniem tych prac jest wykorzystanie KSeF w fakturowaniu w najszerszym zakresie w ramach zgody udzielonej Polsce przez instytucje Unii Europejskiej. W celu ustalenia ostatecznych rozwiązań prawnych i biznesowych, resort finansów będzie prowadził dialog z biznesem podczas przeprowadzanych konsultacji publicznych.

W obecnej, skomplikowanej sytuacji, która jest bardzo zmienną dobrze mieć fachowe wsparcie ze strony profesjonalistów. Dlatego zachęcamy do kontaktu z zaufanym biurem rachunkowym!