Zmieniasz biuro księgowe? Oto co musisz wiedzieć, zanim podpiszesz nową umowę

Zmiana biura księgowego to ważna decyzja, która może wpłynąć na finanse Twojej firmy. To trochę jak wybór nowego partnera biznesowego – chcesz mieć pewność, że trafiasz na kogoś, kto rozumie Twoje potrzeby i zawsze będzie trzymał rękę na pulsie. Przed podjęciem tego kroku warto zastanowić się nad kilkoma istotnymi kwestiami, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i wybrać biuro, które idealnie wpasuje się w rytm Twojej działalności. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci dokonać właściwej decyzji.

1. Opinie klientów – mądrość tłumu

Zanim zadzwonisz do pierwszej firmy księgowej w Warszawie, warto sprawdzić, co inni o niej mówią. Szukaj komentarzy na temat obsługi klienta, terminowości oraz jakości usług. Może nie musisz odwiedzać 10 różnych biur – zacznij od kilku kliknięć i zobacz, jak sobie radzą. Możesz poprosić również o referencje lub kontakt z kilkoma aktualnymi Klientami biura, którzy podzielą się doświadczeniem we współpracy z danym biurem rachunkowym w Warszawie.

2. Mają siedzibę czy tylko skrzynkę mailową?

Nie oszukujmy się – wirtualność jest super. Jednak jeśli biuro księgowe online to jedyne, co oferuje Twoje nowe biuro, a nie ma żadnej fizycznej siedziby, może to być czerwona flaga. Sprawdź, czy będziesz mieć przydzieloną konkretną osobę, która opiekuje się Twoją firmą i jest dostępna pod telefonem i mailem, czy może Twój biznes będzie obsługiwany przez losowo przydzielaną osobę, która ma akurat czas na wprowadzenie dokumentów, ale nie do końca ma pojęcie na temat firmy, którą w tym miesiącu księguje. Brak fizycznej lokalizacji może ograniczać możliwości wspólnych konsultacji, utrudniać rozwiązywanie problemów oraz sprawiać, że komunikacja z biurem jest mniej efektywna. Posiadanie siedziby umożliwia również łatwiejsze nawiązywanie osobistych relacji oraz lepsze zrozumienie potrzeb klienta. Fajnie jest mieć miejsce, gdzie można porozmawiać twarzą w twarz o Twoich finansach.

3. Media społecznościowe

Tak, media społecznościowe pełnią istotną rolę w komunikacji biznesowej. Kiedy szukasz nowego biura księgowego, warto sprawdzić ich obecność w mediach społecznościowych. Możesz ocenić, czy firma prowadzi profesjonalną komunikację, dzieli się przydatnymi informacjami i angażuje się w interakcje z klientami. To może świadczyć o ich podejściu do obsługi klienta oraz dostępności w razie pytań czy wątpliwości. Sprawdź, czy Twoje nowe biuro rachunkowe w Warszawie jest aktywne w social mediach. Firma księgowa w Warszawie Śródmieściu, która regularnie komunikuje się z klientami, zazwyczaj jest na bieżąco z przepisami i oferują praktyczne porady.

4. Bezpieczeństwo danych – to nie żart

Upewnij się, że biuro księgowe w Warszawie Śródmieściu albo biuro księgowe na warszawskiej Białołęce, do którego się przenosisz, poważnie traktuje bezpieczeństwo Twoich danych. W dzisiejszych czasach systemy ochrony danych to podstawa. Kopie zapasowe danych w kilku niezależnych lokalizacjach to podstawa i gwarancja, że w razie awarii lub wypadku będzie można odzyskać dane. Utrata danych księgowych, często od początku działalności firmy, to koszmar każdego przedsiębiorcy. Dla biura rachunkowego taka sytuacja to w praktyce koniec działalności.

Poproś również o politykę ochrony danych osobowych, każde biuro rachunkowe na warszawskim Tarchominie czy firma księgowa w Warszawie Bielany ma obowiązek wdrożenia i stosowania zasad ochrony tych danych.

Równie ważnym elementem zabezpieczającym Twój biznes jest polisa ubezpieczeniowa biura rachunkowego. Wysoka wartość ubezpieczenia odpowiedzialności biura oraz renomowany ubezpieczyciel zwiększają Twoje szanse na uzyskanie odszkodowania lub pokrycia kosztów błędu popełnionego przez biuro rachunkowe. Nikt nie jest nieomylny, błąd może zdarzyć się najlepszym, ubezpieczenie odpowiedzialności biura za ewentualne błędy to Twoja dodatkowa gwarancja bezpieczeństwa.

Chociaż ubezpieczenie OC biura rachunkowego jest obowiązkowe, to niestety w praktyce wiele biur nie wykupuje polisy, aby ograniczyć koszty swojej działalności. To jeden z elementów obniżania kosztów biura, który ma wpływ na cenę usługi księgowej dla Klienta.

5. Specjalizacje – nie wszystko dla każdego

Każde biuro rachunkowe w Warszawie może zaoferować prowadzenie pełnej księgowości, ale jeśli Twoja firma to spółka albo prowadzisz działalność w branży, która ma swoje indywidualne, księgowe wymagania, sprawdź, czy nowe biuro ma w tym doświadczenie. Lepiej trafić do specjalistów od spółek i pełnej księgowości, niż do kogoś, kto dopiero na Twojej firmie będzie się uczył, jak to wszystko działa. Innymi słowy, warto podczas zmiany biura księgowego zapytać o doświadczenia firmy w zakresie własnej działalności. Biuro rachunkowe Warszawa, które prowadzi np. księgowość informatyków i branży IT, ma z pewnością większą wiedzę na temat tej branży niż biuro księgowe Warszawa, które nie prowadzi księgowości działalności w tym obszarze. Z czasem może okazać się, że ta informacja jest bardzo ważna w kontekście oszczędności i rozwoju Twojej firmy.

6. Dostępność online – musisz działać 24/7?

Zastanów się, jak wygląda Twoje życie. Masz czas, by biegać po urzędach, czy wolisz załatwiać sprawy online? Zbadaj, czy Twoje nowe biuro rachunkowe funkcjonuje efektywnie w trybie online. Upewnij się, czy masz możliwość przesyłania dokumentów elektronicznie i sprawdzenia swojego rozliczenia oraz, czy na wiadomości e-mail odpowiadają w rozsądnym czasie. Dobre biuro księgowe w Warszawie (które obsłuży także przedsiębiorców: Białołęki, Bielan, Żoliborza, Śródmieścia, Woli, Mokotowa, Ursynowa i Bródna) powinno mieć opcje zarówno dla tradycjonalistów, jak i tych, którzy wolą pisać, niż dzwonić i cenią sobie elektroniczny obieg dokumentów księgowych oraz księgowość online.

7. Cennik – tanio, ale dobrze?

Zamiast szukać ofert, gdzie cennik biura rachunkowego w Warszawie przypomina promocje w dyskontach, wybierz biuro z transparentną polityką cenową. Takie, które nie zaskoczy Cię dodatkowym rachunkiem lub nagłą zmianą taryf. Szukaj biura, które oferuje nie tylko przystępne ceny, ale przede wszystkim jakość i klarowność – bez ukrytych, lub wciąż zmieniających się bez uzasadnienia, opłat.

Poproś o wzór umowy i sprawdź, co wchodzi w zakres podstawowej obsługi księgowej, a co wymaga dodatkowej dopłaty. Bardzo często dopiero w umowie zobaczysz, że lista opłat dodatkowych jest kilka razy dłuższa niż cennik podstawowej usługi, a wtedy finalna cena usługi księgowej okaże się znacznie wyższa niż to, co na pierwszy rzut oka było atrakcyjne w ofercie.

8. Obsługa klienta – kontakt jest kluczowy

Księgowy, który nie odbiera telefonów, to koszmar każdego przedsiębiorcy. Sprawdź, jak wygląda kontakt z nowym biurem. Czy mają dedykowanego opiekuna? Jak szybko odpowiadają na pytania? Czy w firmie jest więcej, niż jeden numer, pod który możesz zadzwonić? Nie chcesz czekać tygodnia na wyjaśnienie prostych rzeczy, prawda? Pracownicy biura księgowego muszą zadbać o to, abyś zawsze czuł się spokojny i wiedział, co się dzieje z Twoimi dokumentami i rozliczeniami.

9. Angielski mile widziany

Masz kontrahentów zagranicznych albo prowadzisz działalność w języku angielskim? Upewnij się, że Twoje nowe biuro księgowe w Warszawie będzie w stanie obsłużyć Twoje dokumenty w języku angielskim. Ważne jest również, aby sprawdzić, czy biuro chętnie rozlicza faktury zagraniczne, ponieważ niektóre firmy podchodzą do tego tematu niechętnie lub mają ograniczone doświadczenie w tej kwestii. Zadbaj o to, aby biuro miało odpowiednie kompetencje w zakresie międzynarodowych transakcji.

Jeśli potrzebujesz obsługi księgowej w języku angielskim, ponieważ reprezentujesz firmę z kapitałem zagranicznym i Twoi współpracownicy wymagają dodatkowego raportowania oraz komunikacji z księgowym, poproś o spotkanie i rozmowę w tym języku. Często okazuje się, że angielskim w biurze posługuje się tylko jedna osoba – co więc będzie w sytuacji kiedy zmieni pracę lub zachoruje?

10. Atmosfera – to też się liczy

Atmosfera w firmie rachunkowej również ma znaczenie. Jeśli nowa firma traktuje Cię jak kolejny numerek na liście, szybko poczujesz się ignorowany.

Zmiana biura księgowego to poważna decyzja, która może mieć długofalowe konsekwencje dla Twojej firmy. Dlatego, zanim podpiszesz nową umowę, pamiętaj o powyższych kwestiach. A jeśli szukasz profesjonalnej obsługi księgowej w przyjaznej atmosferze oraz rozsądnej cenie, wybierz Tax Expert 24 – bo księgowość może być prostsza, niż myślisz. Napisz do nas na biuro@taxexpert24.pl lub zadzwoń na numer 510 033 300.

Tagi: biuro księgowe Warszawa, biuro księgowe Warszawa Żoliborz