EN
Już wkrótce wszystkie firmy będą musiały zmierzyć się z nowym obowiązkiem – korzystaniem z Krajowego Systemu e-faktur (KSeF). Wiele osób zadaje sobie pytania: co to jest KSeF i kogo dotyczy? Poniżej wyjaśniamy w prosty sposób najważniejsze kwestie.
Co to jest KSeF?
KSeF to centralny system teleinformatyczny, który pozwala na wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. Od tej pory dokumenty te nie będą już jedynie plikiem PDF, ale tzw. fakturą ustrukturyzowaną KSeF w jednolitym formacie pliku XML, który zapewnia bezpieczeństwo, spójność i łatwość przetwarzania danych.
KSeF – od kiedy obowiązkowy?
Kluczowe pytanie brzmi: od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Według aktualnych planów pełen obowiązek KSeF dla firm ma zostać wprowadzony od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł lub od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm. To oznacza, że od tego momentu wszystkie przedsiębiorstwa, niezależnie od wielkości, będą musiały korzystać z systemu. Wciąż pojawia się także pytanie o faktury zagraniczne KSeF i sposób ich rozliczania. Te nie podlegają obowiązkowi przesyłania do KSeF, ponieważ system obejmuje wyłącznie transakcje krajowe. Oznacza to, że faktury eksportowe czy importowe należy nadal wystawiać i ewidencjonować w dotychczasowy sposób. Jednak przedsiębiorcy muszą pamiętać o spójności danych i właściwej dokumentacji – szczególnie przy rozliczeniach VAT.
Jak działa KSeF?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się: jak działa KSeF? Proces jest prosty: przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim programie księgowym, dokument trafia następnie do centralnego systemu. Odbiorca ma do niego dostęp natychmiast po zatwierdzeniu przez KSeF.
A jak to wygląda w praktyce? Jak wystawić fakturę w KSeF? Wystarczy przygotować dokument w programie księgowym zintegrowanym z systemem i przesłać go bezpośrednio do bazy Ministerstwa Finansów. Jeśli nie masz pewności, czy Twoje oprogramowanie jest gotowe na integrację z KSeF albo chcesz dowiedzieć się, jak przygotować firmę na KSeF, skontaktuj się z ekspertami z biura rachunkowego na Białołęce w Warszawie Tax Expert 24.
Jak przygotować firmę na KSeF?
Pojawia się pytanie: jak przygotować swoją firmę i księgowość do KSeF? Podstawą jest integracja systemu księgowego z KSeF, tak aby wystawianie dokumentów było szybkie i bezproblemowe. Warto też przeszkolić pracowników oraz zweryfikować, czy dotychczasowe procedury są zgodne z nowymi wymogami. Zanim przepisy wejdą w życie, warto mieć wszystko pod kontrolą. Z biurem księgowym Tax Expert 24 w Warszawie sprawdzisz, czy Twoje procedury księgowe są gotowe na Krajowy System e-Faktur i unikniesz kosztownych błędów.
Jakie są korzyści i trudności?
Nowe rozwiązanie rodzi wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców: Jakie są zalety i wady korzystania z KSeF? Zaletą jest przede wszystkim automatyzacja procesów, szybsze rozliczenia VAT, łatwiejszy dostęp do faktur i większe bezpieczeństwo. Wadą może być początkowa trudność w obsłudze, konieczność zakupu lub dostosowania oprogramowania oraz ryzyko problemów technicznych. Nic dziwnego, że wielu przedsiębiorców pyta: Jakie problemy mogą wystąpić przy wdrożeniu KSeF? – od braku integracji systemu, przez błędy w fakturach, aż po czasowe awarie systemu.
KSeF krok po kroku
Aby ułatwić wdrożenie nowego systemu, Ministerstwo Finansów przygotowało instrukcje typu KSeF krok po kroku, które pokazują, jak przejść przez wszystkie etapy. Warto się z nimi zapoznać już teraz, by uniknąć chaosu, gdy system stanie się obowiązkowy.
Wdrożenie KSeF to dla przedsiębiorców duża zmiana. Od 2026 roku faktury ustrukturyzowane KSeF staną się standardem. To zatem dobry moment, by przygotować firmę, sprawdzić integrację systemu księgowego z KSeF i przeszkolić pracowników.
Nowy system ma usprawnić rozliczenia podatkowe, ograniczyć ryzyko nadużyć i uprościć kontrolę. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność adaptacji, ale w dłuższej perspektywie – także korzyści.
Masz pytania dotyczące KSeF, nowych przepisów i tego jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF? Skontaktuj się z ekspertami firmy księgowej Tax Expert 24 w Warszawie – pomożemy Ci krok po kroku wdrożyć Krajowy System e-Faktur, zintegrować program księgowy i uniknąć błędów przy rozliczeniach. Zadzwoń do nas lub napisz biuro@taxexpert24.pl i sprawdź, jak możemy wesprzeć Twoją firmę. Zapraszamy również do osobistych wizyt w naszych biurach:
- Biuro rachunkowe Białołęka: Modlińska 129, Warszawa (tel. 510 033 300)
- Biuro rachunkowe Śródmieście: Kasprzaka 31, Warszawa (tel. 798 377 300)
- Biuro rachunkowe Bełchatów: Kościuszki 10, Bełchatów (tel. 515 310 420)
