EN
Nowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jeden z największych projektów cyfryzacji podatków w Polsce. Jego celem jest uproszczenie i uszczelnienie systemu rozliczeń między firmami. Od 2026 roku KSeF dla firm stanie się obowiązkowy – każda firma, niezależnie od wielkości, będzie musiała wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane poprzez centralny system Ministerstwa Finansów.
Co to jest KSeF i kogo dotyczy KSeF?
Wielu przedsiębiorców wciąż zastanawia się, co to jest KSeF i kogo dotyczy. To system elektronicznego wystawiania, wysyłania i odbierania faktur w formacie XML, który trafia bezpośrednio do bazy Ministerstwa Finansów. Innymi słowy – to nowoczesna platforma, która zastąpi dotychczasowe faktury papierowe i PDF.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Według zapowiedzi pełny obowiązek wejdzie w życie 1 lipca 2026 roku dla wszystkich czynnych podatników VAT. Mikroprzedsiębiorcy zwolnieni z VAT zyskają jeszcze pół roku na wdrożenie – do 1 stycznia 2027 r.
Faktury ustrukturyzowane – co to jest i jak działają?
Faktury ustrukturyzowane to dokumenty elektroniczne o jednolitym formacie, które umożliwiają ich automatyczne przetwarzanie. Każda faktura KSeF otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny i trafia do centralnej bazy.
Dzięki temu system eliminuje błędy, przyspiesza rozliczenia i ułatwia kontrolę podatkową. Ale z drugiej strony – wymaga odpowiedniego przygotowania firmowych systemów księgowych. Tu warto zapytać specjalistów z firmy księgowej w Warszawie, którzy pomagają w dostosowaniu programów do nowych standardów.
Jak przygotować firmę na KSeF?
Pojawia się kluczowe pytanie – jak przygotować swoją firmę i księgowość do KSeF? Podstawą jest integracja systemu księgowego z KSeF, czyli połączenie programu do fakturowania z rządową platformą. To pozwoli na automatyczne przesyłanie dokumentów bez konieczności ręcznego wgrywania faktur.
Warto również przeszkolić zespół i upewnić się, że proces wystawiania dokumentów jest zgodny z nowymi przepisami. Dobrze przygotowane biuro księgowe, obsługujące przedsiębiorców m.in. z Targówka może zapewnić kompleksowe wsparcie w tym zakresie.
Jak działa KSeF i jak wystawić fakturę?
Jak działa KSeF? Przedsiębiorca wystawia fakturę w programie księgowym zintegrowanym z systemem. Dokument trafia do centralnej bazy i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Dopiero po jego nadaniu faktura jest uznana za wystawioną.
A jak wygląda to w praktyce? Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF? Wystarczy wybrać odpowiedni format (XML) i wysłać ją bezpośrednio do systemu. Cały proces zajmuje kilka sekund – pod warunkiem że system księgowy jest poprawnie zintegrowany.
Jakie problemy mogą wystąpić przy wdrożeniu KSeF?
Wdrożenie systemu może wiązać się z trudnościami – od błędów w integracji po brak kompatybilności z oprogramowaniem firmowym. To powód, dla którego warto skorzystać z pomocy ekspertów. Biuro rachunkowe Tax Expert 24 w Warszawie oferuje wsparcie w testach integracyjnych i przygotowaniu firmy do działania w nowym modelu.
Czy każda firma musi przejść na KSeF? I jakie są kary?
Czy każda firma musi przejść na KSeF? Odpowiedź brzmi: tak, jeśli jest czynnym podatnikiem VAT. A jaka jest kara dla firmy za nieprzejście na KSeF? Za brak wystawienia faktury w systemie lub przesłanie jej z opóźnieniem grozi kara finansowa do 100% wartości podatku VAT, lub nawet 18,7% wartości faktury – dlatego warto działać z wyprzedzeniem.
Jakie są zalety i wady korzystania z KSeF?
Wśród zalet korzystania z KSeF znajdują się: szybszy obieg dokumentów, mniejsze ryzyko błędów i brak konieczności archiwizacji papierowej. Wadą może być konieczność dostosowania systemów i nauka obsługi nowego narzędzia.
Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność, czy dużą spółkę – przygotowanie do KSeF wymaga czasu i wiedzy. Skorzystaj z pomocy biura rachunkowego Tax Expert 24 w Warszawie. Pomożemy Ci przejść przez proces wdrożenia krok po kroku. Zadzwoń: +48 510 033 300 lub napisz na biuro@taxexpert24.pl.
Z Tax Expert 24 Twoja firma będzie gotowa na nowe przepisy.
