EN
Praca zdalna na stałe wpisała się w krajobraz polskiego rynku pracy. Dla wielu firm i pracowników to wygodna forma zatrudnienia, ale rodzi też konkretne pytania – m.in. o koszty pracy zdalnej. Kto je ponosi? Czy pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi wydatki? Jak prawidłowo ująć je w księgowości?
Kto ponosi koszty pracy zdalnej?
Zgodnie z Kodeksem Pracy, który został zaktualizowany w 2023 roku, pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Dotyczy to m.in. zużycia prądu, internetu, a także zwrot za eksploatowanie własnego sprzętu (jeśli nie został zapewniony przez firmę).
Najczęściej zwrot kosztów przybiera formę ekwiwalentu pieniężnego – to stała, miesięczna kwota określona na podstawie przewidywanego zużycia. Dobrą praktyką jest sporządzenie dokumentu, który dokładnie opisuje sposób kalkulacji tej kwoty – dzięki temu rozliczenie jest jasne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.
Ekwiwalent za pracę zdalną – zwolniony z podatku?
Ekwiwalent za pracę zdalną nie podlega opodatkowaniu ani oskładkowaniu, o ile spełnia określone warunki. Musi być wypłacany w związku z obowiązkami służbowymi i mieć charakter zwrotu kosztów, a nie wynagrodzenia dodatkowego.
Ekwiwalent powinien być określony w sposób realny i uzasadniony. Pracodawca nie może go ustalić w sposób dowolny, bez uzasadnienia. Wysokość ekwiwalentu musi uwzględniać m.in. stawkę za prąd, cenę internetu, zużycie sprzętu czy materiałów biurowych.
Jak ująć koszty pracy zdalnej w księgowości?
Ekwiwalenty za pracę zdalną mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez pracodawcę – obniżając tym samym podstawę opodatkowania. Aby jednak rozliczenie było prawidłowe, potrzebna jest dokumentacja, np. regulamin pracy zdalnej, umowy, protokoły przekazania sprzętu czy kalkulacje kosztów.
Firmy, które nie mają własnego działu księgowości, często korzystają z usług, jakie oferuje np. biuro rachunkowe obsługujące m.in. przedsiębiorcówz Targówka lub biura księgowego w Bełchatowie, które specjalizują się w rozliczeniach złożonych świadczeń pracowniczych.
Praca zdalna a umowa B2B
Nieco inaczej wygląda sytuacja, gdy firma współpracuje z osobą samozatrudnioną (B2B). W takim przypadku to przedsiębiorca sam pokrywa koszty pracy zdalnej, ale może je uwzględnić w kosztach firmowych. Dotyczy to m.in. części wydatków na czynsz, media, sprzęt czy internet – jeśli są odpowiednio udokumentowane i wykorzystywane w celach służbowych.
Praktyczne rozwiązania dla przedsiębiorców
W świecie zdalnej pracy niezbędna staje się dobra organizacja dokumentacji, przejrzyste zasady rozliczeń i aktualna wiedza podatkowa. Właśnie dlatego coraz więcej firm wybiera współpracę z doświadczonym partnerem, takim jak biuro księgowe w Warszawie Białołęce.
Chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenia związane z pracą zdalną są zgodne z przepisami i zoptymalizowane podatkowo? Skontaktuj się z Tax Expert 24 – Twoim zaufanym partnerem w zakresie księgowości i podatków. Oferujemy usługi księgowe m.in.dla przedsiębiorców z Warszawy. Umów się na konsultację. Możesz skontaktować się telefonicznie +48 510 033 300 lub wyślij e-mail na adres biuro@taxexpert24.pl. Zapraszamy również do osobistych wizyt w naszych biurach:
- Biuro księgowe Białołęka: Modlińska 129, Warszawa
- Biuro księgowe Śródmieście: Kasprzaka 31, Warszawa
- Biuro księgowe Bełchatów: Kościuszki 10, Bełchatów.
