Jedna trzecia firm nie ma pojęcia o tym, że już od 1 lipca obowiązywać ich będzie tzw. jednolity plik kontrolny (JPK). Ci, którzy już dowiedzieli się o najnowszych zmianach martwią się, że na przygotowanie się do nich nie starczy im czasu. Duże firmy muszą wdrożyć JPK w terminie wyznaczonym zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów, czyli już od lipca tego roku. Mniejsze mają na to dwa lata. Za duże firmy uważane są te przedsiębiorstwa, które zatrudniają ponad 250 osób, osiągają rocznie ponad 50 mln euro dochodu lub wartość ich aktywów utrzymuje się na poziomie 43 mln euro.

Jedni uważają, że wprowadzenie JPK to zbędna komplikacja, inni, że to mądra decyzja, ponieważ dzięki temu dokumentowi znacząco poprawi się jakość kontroli i ściągalność należności VAT i CIT. Usprawnienie kontroli podatkowej za pośrednictwem JPK ma przynieść duże wpływy do budżetu państwa i usprawnić sam proces kontroli (także obniżyć jego koszty). Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej podaje, że na samej formie kontroli (elektroniczna) - można zaoszczędzić kwotę rzędu 200-300 mln rocznie. To spora suma, która może solidnie zasilić budżet państwa.

JPK – czy jest się czego obawiać?

Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2015r. poz. 6013) zakłada, że w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych z wykorzystaniem programów komputerowych, organ podatkowy może zażądać przekazania całości bądź części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo za pośrednictwem nośników danych, ze wskazaniem rodzaju ksiąg podatkowych i okresu, którego dotyczy kontrola. Eksperci wskazują, że obawy pracodawców nie dotyczą wdrożenia dokumentu i jego pozornego skomplikowania, ale samego procesu przekazywania danych. Zagrożeniem ma być dosyć dziwna struktura dokumentu. Księgowi obawiają się ogromu danych, które trzeba będzie przekazywać w ramach struktur JPK.  

Na JPK będzie składało się siedem działów: księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, magazyn, ewidencja zakupu i sprzedaży VAT, faktury VAT, księga podatkowa przychodów i rozchodów, ewidencja przychodów. Na strukturę dokumentu składa się 361 pól obowiązkowych i 190 opcjonalnych. Dotychczasowa deklaracja VAT zawierała 40 pól. To może budzić pewien niepokój. Lęk wynika też z kosztów wprowadzenia systemów elektronicznych dotyczących JPK dla małych i średnich przedsiębiorstw. Eksperci prognozują, że koszt ten może wynieść od kilkuset do ok. 10 tys. zł – w przypadku, jeżeli firmy bazują na kilku systemach informatycznych. Wprowadzenie JPK będzie więc wiązało się z koniecznością wyposażenia systemów księgowych w firmach w nową funkcjonalność, która będzie umożliwiała wygenerowanie danych do JPK. Niektóre firmy z pewnością będą musiały dokonać modyfikacji zasad prowadzenia ksiąg i sposobu dokumentowania transakcji handlowych.

Jako przykład skuteczności działania JPK  jego zwolennicy wskazują na Portugalię, która w 2015 roku poprzez podobną kontrolę elektroniczną firm odzyskała 800 mln euro. Wprowadzenie JPK sprawi, że przyspieszony zostanie proces kontrolny firm, JPK umożliwi skuteczne reagowanie i likwidację barier w przekazywaniu danych elektronicznych, w tym także możliwe będzie przekazywanie zestawień faktur w formacie arkusza kalkulacyjnego Excel.


5 najczęściej zadawanych pytań dotyczących JPK

  • W jakim celu wprowadza się JPK?

Głównym celem jest umożliwienie podatnikom przekazywania informacji organom podatkowym w formie elektronicznej. Pozwala to na skrócenie czasu wykonywanych czynności kontrolnych i zmniejszenie ich uciążliwości dla firm. Zakłada się, że efektem tego będzie obniżenie kosztów kontroli. Ustawodawca twierdzi, że w przypadkach niebudzących wątpliwości kontroler będzie odstępować od czynności sprawdzających.

  • Czy dane przekazywane za pośrednictwem JPK będą w wystarczającym stopniu chronione?

Dane przekazywane organom kontrolnym objęte są tajemnicą skarbową i podlegają procedurom wynikającym z przepisu o ochronie danych osobowych. Dane gromadzone na podstawie art.193a Ordynacji podatkowej zostaną zastosowane w stosunku do procedur wprowadzanych w technologii elektronicznej.

  • Czy dla każdej z wyróżnionych 7 struktur będzie można przygotować odrębny plik?

Problem ten dotyczy firm, które  pozyskują dane z różnych systemów. Wiąże się to ze złożonością procesów księgowych w niektórych przedsiębiorstwach. Jeżeli przedsiębiorstwo prowadzi pełną księgowość, dopuszcza się dostarczenie danych w formie 3 plików dla każdej ze struktur. Będzie można dokonywać takich zestawień miesięcznych. Na przykład dla okresu kontrolnego od stycznia do marca – przedstawiamy po 3 pliki dla każdej ze struktur.

  • Czy JPK dotyczyć będzie także podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce wyłącznie na potrzeby podatku VAT, jeśli  firmy te nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności?

Tak, ze względu na artykuły 104-106 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, które mówią o  przedsiębiorcy, jako o osobie w rozumieniu art. 4 tej ustawy. Treść tego artykułu w ustępie 1 i 2 określa, że przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, czyli wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Za przedsiębiorców uznaje się również wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.

Tak, ze względu na to, że progi określone w art. 104-106 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej odnoszą się do całej działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę, a nie tylko do określonego kraju lub części kraju, na terenie którego ten przedsiębiorca prowadzi w części swoją działalność.

  • Co z danymi usuniętymi albo z danymi zmodyfikowanymi, o które poprosi kontroler?

Niektóre systemy finansowo-księgowe wykorzystywane w firmach przechowują podstawowe dane kontrahentów (odbiorców lub dostawców) bez zapisywania tzw. historii zmian. Pytanie dotyczy tego, co się stanie, jeżeli organ zażąda danych obowiązujących we wcześniejszym okresie i już zmodyfikowanych? Wszelkie księgi podatkowe i dowody księgowe podlegają archiwizacji, także te w formie elektronicznej. Kontroler powinien mieć pełny dostęp do danych zarówno sprzed modyfikacji, jak i po niej. Każda dokonana zmiana powinna być opatrzona specjalnym opisem, który wyjaśni co zostało zmienione.

Szykują się duże zmiany

Jednolity plik kontrolny uważany jest przez specjalistów za rewolucyjną zmianę w ordynacji podatkowej. Zarówno duże, jak i małe firmy doceniają zalety wprowadzenia tego dokumentu. Trwa wyścig z czasem, by przedsiębiorstwa mogły sprostać wymaganiom Ministerstwa Finansów. Firmy współpracują z księgowością i informatykami, aby wypracować zasady generowania plików w przypadku kontroli. Zdaniem ekspertów, przy doborze firmy informatycznej, która pomoże nam wdrożyć elektroniczną księgowość i dopasować ją do potrzeb JPK warto wziąć pod uwagę doświadczenie tej jednostki związane z wdrożeniem workflow, erp, crm lub programów księgowych.