Dieta - komu przysługuje i jak ją obliczyć?

Każdy przedsiębiorca, który wyjeżdża w delegację służbową ma prawo do tzw. diety. Warunkiem jej uzyskania jest ścisły związek podróży z działalnością firmy, czego efektem końcowym będzie uzyskanie przez nią przychodu. Dietę można uzyskać zarówno odbywając podróżując krajową (wtedy mówimy o diecie krajowej) jak i za granicą (dieta zagraniczna).

Komu przysługuje dieta krajowa?

Dieta krajowa należy się przedsiębiorcom – właścicielom firm, a także jej pracownikom. Aby móc ją uzyskać podróż musi mieć ścisły związek z działalnością firmy. Wysokość diety wynosi obecnie 30 zł /dobę. Powyższa stawka obowiązuje od 2013 roku.

Wysokość diety krajowej

Aby prawidłowo obliczyć wysokość diety krajowej trzeba wziąć pod uwagę kilka czynników. Przede wszystkim fakt, że podróż nie zawsze trwa pełną dobę. Z uwagi na to, obliczając jej wysokość należy kierować się następującymi zasadami:

• dieta nie przysługuje, jeżeli podróż służbowa trwa maksymalnie do 8 godzin;
• dieta przysługuje w ½ wysokości, jeżeli podróż służbowa trwa od 8 do 12 godzin;
• dieta przysługuje w pełnej wysokości, jeżeli podróż służbowa trwa powyżej 12 godzin.

W przypadku gdy czas trwania podróży jest dłuższy niż doba, wówczas za każdą z nich należy się dieta w pełnej wysokości. Dodatkowo, za rozpoczęta, ale niepełną dobę:

• do 8 godzin - przysługuje ½ wysokości diety;
• powyżej 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Czas trwania delegacji

Przyjmuje się, że delegacja rozpoczyna się w momencie wyjazdu pracownika, a kończy o godzinie, w której pracownik realnie powrócił do siedziby przedsiębiorstwa.

Rozliczanie diety krajowej

Polecenie wyjazdu służbowego to formalny dokument, który upoważnia pracownika do wyjazdu i wykonywania swoich obowiązków poza miejscem pracy. Podpisane polecenie (zarówno przez pracodawcę jak i pracownika) jest dokumentem wykorzystywanym do celów podatkowych, jak np. kontrola fiskusa.

Informacje, które powinien zawierać taki dokument to:

• data wyjazdu;
• miejscowość, do której jest delegowany pracownik;
• cel wyjazdu;
• czas trwania delegacji (tzn. liczbę dni lub przewidywaną datę powrotu);
• środek transportu;

Koszty z tytułu podróży służbowych wykazuje się w KPiR na podstawie dokumentu wewnętrznego, potwierdzającego poniesione wydatki. Przedsiębiorcy przysługuje prawo odliczenia kwot za delegacje w kosztach uzyskania przychodu, jednakże z uwzględnieniem wysokości limitu określonego przez przepisy.

Dla kogo dieta zagraniczna?

Dieta zagraniczna przysługuje każdemu przedsiębiorcy, jak i pracownikowi odbywającemu podróż służbową do innego kraju. Podobnie jak w przypadku diety krajowej warunkiem jej otrzymania jest ścisły związek podróży z działalnością firmy, który przedsiębiorca powinien umieć udowodnić (np. poprzez korespondencję, bilety wstępu itp.).

Obliczanie wysokości diety zagranicznej

Zasady naliczania diet zagranicznych:

Dieta w pełnej wysokości - przysługuje za każdą dobę zagranicznej podróży służbowej.

W przypadku niepełnej doby podróży przysługuje dieta wynosząca:

• ½ wysokości, jeżeli podróż służbowa trwa od 8 do 12 godzin;
• ¹/₃ wysokości, jeżeli podróż służbowa trwa do 8 godzin;
• pełnej wysokości – jeżeli podróż trwa ponad 12 godzin.

Wysokość diety za podróż zagraniczną jest uzależniona od państwa, do którego pracownik został oddelegowany. Stawki diet zagranicznych obowiązują od 1 marca 2013 roku.