WŁASNA KSIĘGOWA CZY BIURO RACHUNKOWE?

Mieć czy zlecać... oto jest pytanie, przed którym staje większość przedsiębiorców w różnych momentach prowadzenia firmy. Obie możliwości mają swoje wady i zalety, zanim więc podejmie się decyzję, warto zastanowić się, która z nich będzie korzystniejsza w konkretnej sytuacji. Poniżej przedstawiamy obowiązki biura rachunkowego oraz czym się zajmuje księgowa w firmie.

Księgowa do prowadzenia firmy

Księgowa w organizacji to przede wszystkim plusy wynikające z tego, że cała dokumentacja rozliczeń firmy dostępna jest od ręki, na miejscu. Dodatkowo zajmuje się nimi jedna osoba (która nie ma innych obowiązków), więc łatwiej jej na bieżąco monitorować stan finansów. Dobra księgowa (lub księgowy) potrafią wychwycić niekorzystne tendencje, zaobserwować zmieniające się trendy, a informacja o nich może być na wagę złota. Zaletą jest również fakt, że pracownik zajmie się dokumentami bez względu na ich ilość, może również na bieżąco wspierać dział sprzedaży (w zakresie rozliczeń, wystawiania faktur itp.), pilnując, by wszystkie dokumenty były zgodne z obowiązującymi aktualnie przepisami.

Wadą tego rozwiązania są z pewnością jego koszty. Posiadanie własnej księgowej (lub księgowego) oznacza konieczność stworzenia nowego etatu, co znacznie podnosi cenę samej usługi. Wybór i zakup oprogramowania księgowego oraz jego serwisu/aktualizacji również kosztuje. 

Odpowiedzialność księgowego za błędy

Zatrudnienie pracownika to także wzięcie na siebie odpowiedzialności za prowadzone księgi rachunkowe i rozliczenia. W większości przypadków takie osoby nie mają ubezpieczenia OC, które pozwala dochodzić ew. rekompensaty za szkody, a koszty błędów (finansowe, prawne i wizerunkowe) spadają na pracodawcę. Co więcej, przekazanie prowadzenia ksiąg rachunkowych w ręce jednej osoby rodzi problemy w sytuacjach, gdy nie jest ona dyspozycyjna (np. zbliża się termin płatności podatków, a księgowa jest na urlopie lub chorobowym). Zatrudniając księgową trzeba mieć również pewność, że jest to osoba na bieżąco podnosząca swoje kwalifikacje i monitorująca zmiany w prawie – a to dodatkowe koszty, które zazwyczaj również ponosi pracodawca, jeśli chce mieć u siebie kompetentnego pracownika, który jest na bieżąco z szybko zmieniającymi się przepisami.

Pozostaje jeszcze kwestia kontroli – czy jako pracodawca posiadam wystarczające kompetencje, aby skontrolować mojego samodzielnego księgowego i zwrócić mu uwagę na błędy które popełnił. Czy muszę przekonać się o tym dopiero podczas kontroli z Urzędu Skarbowego? Czy księgowa/y odpowiada za błędy? Oczywiście za ewentualne nieprawidłowości odpowiada pracodawca / właściciel firmy.

Biuro rachunkowe

Zlecenie obsługi księgowej na zewnątrz rozwiązuje większość powyższych problemów. Czy biuro rachunkowe odpowiada za błędy? Każde biuro księgowe ma obowiązek posiadania ubezpieczenia OC więc w razie potrzeby można więc dochodzić rekompensaty szkody. Ponadto zdecydowana większość biur rachunkowych zadowala się ubezpieczeniem w minimalnym wymaganym zakresie, ale coraz więcej biur lepiej zabezpiecza interesy swoich klientów (oraz własne) podwyższając wartość oraz zakres swoich polis ubezpieczeniowych. Niestety, wciąż można spotkać „biura księgowe” które w ramach oszczędności nie ubezpieczają swojej działalności - jeszcze do niedawna nikt tego nie sprawdzał, ale coraz częściej Urzędy Skarbowe podczas kontroli w pierwszej kolejności proszą biura rachunkowe o okazanie licencji oraz ubezpieczenia OC. Biura zatrudniają zazwyczaj więcej specjalistów z odpowiednim doświadczeniem, dzięki czemu istnieje większe prawdopodobieństwo, że prowadzone rozliczenia będą robione prawidłowo (w myśl zasady „co dwie głowy to nie jedna”). W większości biur klient otrzymuje też swojego „opiekuna”, a w przypadku jego nieobecności może przedyskutować wątpliwości lub uzyskać informacje od innej osoby. Dobrą praktyką jest także wzajemne sprawdzanie poprawności prowadzonych rozliczeń przez drugą niezależną osobę co również zwiększa szanse na znalezienie ewentualnych błędów przed każdorazowym wysłaniem dokumentów/rozliczeń do klienta, Urzędu Skarbowego, ZUS, itp.

Biura księgowe muszą również dbać o swój wizerunek, a ten budują głównie zadowoleni kontrahenci. Im lepsza więc jakość usług, tym lepiej biuro jest postrzegane na rynku. Profesjonaliści nie mogą sobie pozwolić na wpadki, nieaktualną wiedzę i błędy – permanentne dokształcanie i pogłębianie wiedzy na temat księgowości i szybko zmieniających się przepisów podatkowych jest wpisane w pracę księgowego.

Czym zajmuje się biuro rachunkowe?

Do zalet zlecenia obsługi księgowej na zewnątrz trzeba również zaliczyć reprezentowanie przed urzędami. W większości przypadków pracownik biura księgowego pojedzie za przedsiębiorcę wyjaśnić nieścisłości do ZUS-u, Urzędu Skarbowego lub innych instytucji państwowych, a w razie kontroli przyjmie urzędników u siebie i sprawnie odpowie na wszystkie pytania związane z prowadzoną dokumentacją.

Do wad tego typu rozwiązań należy ograniczanie ilości dokumentów (wraz ze wzrostem ilości dostarczanych faktur rosną również koszty ich obsługi) oraz przechowywanie całej dokumentacji poza firmą (a tym samym utrudniony dostęp do informacji). Z tym ostatnim problemem można się spotkać na rynku coraz rzadziej – dużo biur umożliwia natychmiastowy dostęp do danych, m.in. poprzez Pulpit Managera (czyli dostęp on-line do kompletnych danych zawartych w systemie księgowym), możliwość przesłania skanów dokumentów księgowych lub dostęp do elektronicznych archiwów dokumentów.

Nie do przecenienia są również koszty niematerialne - czasowe i psychiczne. Zlecenie księgowości na zewnątrz pozwala „wyrzucić” problem rachunkowości z głowy i skorzystać z wiedzy specjalistów, którzy (mimo, że nie są pracownikami) będą działali na korzyść firmy i wspierali ją w rozwoju.

Dobre biuro rachunkowe jest dla swojego klienta partnerem w biznesie – oprócz podstawowych czynności związanych z księgowaniem dokumentów i rozliczaniem podatków potrafi znacznie szerzej spojrzeć na sytuację finansową i doradzić najkorzystniejsze rozwiązania, dostosowując zakres obsługi do specyfiki i indywidualnych potrzeb klienta.

Księgowy a biuro rachunkowe – podsumowanie
Oba rozwiązania mają swoje wady i zalety, dlatego prezentujemy krótkie podsumowanie korzyści z zatrudnienia księgowej, a poniżej dlaczego warto korzystać z biura rachunkowego:

Księgowa do prowadzenia firmy – zalety

• cała dokumentacja dostępna jest w firmie;
• księgowa może wykonywać też inne zadania w firmie;
• potencjalnie łatwiejszy monitoring finansów;
• brak ograniczenia dokumentów księgowych;
• niższe koszty przy dużych ilościach faktur.

Biuro rachunkowe – zalety

• biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za błędy;
• reprezentuje firmę przed urzędami i wspiera podczas kontroli skarbowej;
• szeroka kadra o różnych specjalizacjach to wyższe kompetencje;
• możliwe zastępstwo w razie niedyspozycji pracownika;
• wypracowane wewnętrznej procedury, aby wyeliminować błędy;
• stale poszerzana i aktualizowana wiedza;
• brak kosztów związanych z utrzymaniem stanowiska pracy;
• dobry stosunek ceny do jakości usług;
• profesjonalny system księgowy i dostęp do usług on-line.

Księgowa czy biuro rachunkowe  – jak wybierać?

Zlecając prowadzenie księgowości na zewnątrz lub zatrudniając księgową należy najpierw określić swoje potrzeby dot. obsługi księgowej, które czasami są dość specyficzne i mogą przeważyć na stronę jednego lub drugiego rozwiązania. Rozważając wszystkie za i przeciw - porównaj konkretne oferty wraz z precyzyjnie określonymi kosztami oraz szczegółowymi warunkami umowy (im więcej szczegółów zostanie ustalonych na etapie umowy o współpracy, tym mniej niespodzianek w przyszłości).