Jeżeli posiadasz firmę zagraniczną, która chce się zarejestrować w Polsce przygotowaliśmy kilka porad dotyczących wymogów z jakimi się spotkasz podczas tych działań. Jak założyć oddział firmy zagranicznej w Polsce? Zapraszamy do lektury.

1. Typ podmiotu zagranicznego a wybór formy prawnej działalności.

Działalność gospodarczą na terytorium Polski mogą prowadzić nie tylko polscy przedsiębiorcy, ale również przedsiębiorcy zagraniczni. Rejestracja oddziału spółki zagranicznej w Polsce jest możliwa dzięki ustawie o swobodzie działalności gospodarczej. Ustawa nie narzuca formy prawnej ani zakresu działalności - są to kwestie dowolne.

Według polskiej ustawy o swobodzie działalności gospodarczej osobą zagraniczną mogącą zarejestrować i prowadzić oddział firmy zagranicznej w Polsce na takich zasadach jak obywatele polscy  może być:  

- osoba prawna, która swoją siedzibę ma za granicą,
- osoba fizyczna nie mająca polskiego obywatelstwa,
- jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną z siedzibą za granicą, a posiadająca zdolność prawną.

Należy jednak podkreślić, iż przywilej ten mają te podmioty, które posiadają swoją siedzibę prowadzenia działalności w następujących państwach:
- państwach członkowskich UE,
- państwach, które zawarły umowy o swobodzie przedsiębiorczości z Polską bądź Wspólnotą Europejską,
- Islandii, Norwegii, Lichtensteinie (umowa EOG).

Wszystkie osoby, które zaliczają się do którejś z grup przedstawionych powyżej mogą zarejestrować firmę na terenie Polski o dowolnej formie prawnej, na zasadach takich jak obywatele polscy.

Osoby fizyczne będące obywatelami innych państw, niż tych wspomnianych powyżej, znajdujących się w indywidualnych, specyficznych sytuacjach  przytoczonych w art. 13 ust 2 – 2a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, również mogą korzystać ze swobody przedsiębiorczości na terenie naszego kraju.

Pozostałe podmioty zagraniczne z państw innych, niż państwa członkowskie UE i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, jak również osoby niespełniające przesłanek z ustawy o cudzoziemcach, ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub ustawy o Karcie Polaka, które nie zaliczają się do żadnej z grup opisanych powyżej, a o których mowa w art. 13 ust 3 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, będą miały już nieco utrudniony wybór formy działalności.  Tutaj zakres wyboru jest węższy, ograniczający się do prowadzenia oddziału spółki zagranicznej w Polsce (zdarza się tak, że ustawa nakazuje zastosowanie określonej formy działalności, jak np. w przypadku banków, firm ubezpieczeniowych oraz powszechnych towarzystw emerytalnych, które mogą działać wyłącznie w formie spółki akcyjnej). Będą one miały do wyboru następujące formy:
- spółka komandytowa,
- spółka komandytowo-akcyjna,
- spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółka akcyjna.

2. Oddział firmy zagranicznej w Polsce a przedstawicielstwo.

Przedsiębiorca zagraniczny może otwierać oddziały i przedstawicielstwa.  

Za pomocą oddziału firmy zagranicznej w Polsce przedsiębiorca może wykonywać działalność gospodarczą w naszym kraju, lecz pod warunkiem, iż będzie wykonywał działalność w obrębie zakresu działalności prowadzonej w kraju siedziby przedsiębiorcy zagranicznego. Nazwa oddziału spółki zagranicznej w Polsce lub spółki nie może być inna niż pierwotna. Oddział musi posługiwać się nazwą oryginalną oraz przetłumaczoną na język polski nazwą formy prawnej, do którego niezbędne jest dodanie wyrazów “oddział w Polsce”. Rachunkowość oddziału przedsiębiorcy zagranicznego powinna być prowadzona w języku polskim zgodnie z polską ustawą o rachunkowości. Jak założyć oddział firmy zagranicznej w Polsce? Oddział przedsiębiorcy zagranicznego należy zgłosić do KRS - Krajowego Rejestru Przedsiębiorców . W oddziale musi być ustanowiona osoba do reprezentowania inwestora zagranicznego w Polsce. Pomimo, iż reprezentant ten nie musi być obywatelem Polski, niemniej jednak w zgłoszeniu do KRS należy podać jego polski adres.

Jak już wcześniej wspomniano, poza oddziałem Przedsiębiorca zagraniczny może dokonać rejestracji w Polsce przedstawicielstwa swojego przedsiębiorstwa, zajmującego się wyłącznie reklamą i promocją tegoż zagranicznego przedsiębiorcy. Przedstawicielstwo należy wpisać do rejestru przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych. Od 1 stycznia 2012 roku opłata skarbowa za wpis przedstawicielstwa do rejestru prowadzonego przez Ministra Gospodarki została zatwierdzona na kwotę 1000 zł.

W celu rejestracji przedstawicielstwa do rejestru należy złożyć wniosek sporządzony w języku polskim, zawierający:
- nazwę, siedzibę i formę prawną przedsiębiorcy tworzącego przedstawicielstwo,
- przedmiot działalności gospodarczej przedsiębiorcy zagranicznego,
- imię, nazwisko oraz adres pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej osoby upoważnionej w przedstawicielstwie do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego,
- adres siedziby głównej przedstawicielstwa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w której są przechowywane oryginały dokumentów związanych z działalnością przedstawicielstwa.

Do wniosku o dokonanie wpisu do rejestru niezbędne są następujące dokumenty:
- Urzędowy odpis dokumentu potwierdzającego rejestrację przedsiębiorcy zagranicznego, na podstawie którego przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą,
- Uwierzytelnioną urzędowo kopię dokumentu określającego adres siedziby przedsiębiorcy zagranicznego, zasady reprezentacji przedsiębiorcy zagranicznego oraz wskazanie osób uprawnionych do jego reprezentacji,
- Uwierzytelnioną kopię dokumentu uprawniającego przedsiębiorcę zagranicznego do wykorzystywania lokalu na potrzeby siedziby głównej przedstawicielstwa.

Przedstawicielstwo musi posługiwać się nazwą oryginalną oraz przetłumaczoną na język polski nazwą formy prawnej przedsiębiorcy zagranicznego, do którego niezbędne jest dodanie wyrazów “Przedstawicielstwo w Polsce ”. Ze względu na swój charakter działania, przedstawicielstwo nie osiąga żadnych dochodów w Polsce.

3. Obowiązkowe i nieobowiązkowe przystąpienie firmy do VAT.

Niektóre przypadki zagranicznych przedsiębiorców sprowadzają się do obowiązkowej rejestracji oddziału spółki zagranicznej w Polsce do VAT-u. Narzucone z góry jest to tym przedsiębiorcom zagranicznym, którzy ustanowili w Polsce stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej, z którego to miejsca świadczyć będą usługi lub dokonywać dostaw towarów, dla których miejscem świadczenia jest terytorium Polski. Obowiązkowi temu podlegają również ci, którzy nie ustanowili w Polsce stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, ale dokonywać będą w Polsce dostaw towarów, lub świadczyć usługi, dla których to oni, a nie nabywca, będą zobowiązani do rozliczenia należnego podatku VAT na terytorium Polski. Dobrowolnej rejestracji natomiast mogą poddać się ci, dla których będzie to korzystne ekonomicznie.

4.  Rejestracja oddziału spółki zagranicznej w Polsce – prosta i szybka

Prawo polskie oferuje szeroki zakres możliwości wyboru prowadzenia działalności gospodarczej. Polska zaliczana jest do krajów rozwiniętych gospodarczo, a szybki rozwój który dokonał się na przestrzeni ostatnich kilkunastu lat zachęca do inwestowania w Polsce. Rynek polski został otwarty głównie dla przedsiębiorców unijnych, którzy zakładając działalność w Polsce mają możliwość działania na tych samych zasadach co obywatele polscy. Przedsiębiorcy spoza UE również coraz częściej rozpoczynają działalność w Polsce. Jak założyć oddział spółki zagranicznej w Polsce? W każdym przypadku jednym z podstawowych czynników warunkujących powodzenie przedsięwzięcia jest dobra znajomość polskiego systemu podatkowego i prawnego oraz skorzystanie z pomocy doświadczonego Partnera, który wie jak poruszać się w gąszczu skomplikowanych przepisów i potrafi wskazać najkorzystniejsze rozwiązania.