CZY MOJA KSIĘGOWOŚĆ JEST BEZPIECZNA?

Zamierzasz założyć własną firmę, lub już masz swój biznes. Zastanawiasz się w jaki sposób prowadzić księgowość? Z pewnością masz kilka opcji do wyboru… Możesz prowadzić księgowość sam, możesz również zatrudnić księgową, lub skorzystać z usług biura. Każdy właściciel firmy powinien mieć pełną świadomość, iż wybrane biuro ma całkowitą kontrolę nad jego rozliczeniami i podatkami.

Co należy sprawdzić przed wyborem biura?

Biuro spełniające oczekiwania każdego przedsiębiorcy to przede wszystkim takie, które proponuje usługi kompleksowe zajmując się dokumentami, urzędami, dostępne w momencie gdy potrzebujemy porady, rzetelne, biorące pełną odpowiedzialność za swoje czynności.

Decydując się na skorzystanie z usług biura, powierzając mu swoją dokumentację należy zastanowić się nad kilkoma kwestiami i dogłębnie je przeanalizować przed podpisaniem umowy dotyczącej współpracy.

Poniżej kilka aspektów, które powinno spełniać bezpieczne biuro.

1) Posiadanie licencji
Księgowa czy księgowy prowadzący biuro rachunkowe musi posiadać licencję, która wydawana jest przez Ministra Finansów. Licencja taka nie jest wydawana na biuro, lecz na konkretną osobę – jest to podstawa, dzięki której można świadczyć oficjalnie usługi. Licencja jest potwierdzeniem posiadanych umiejętności i kwalifikacji zawodowych w zakresie księgowości.

2) OC – obowiązkowe ubezpieczenie biura
Każde biuro oferujące usługi księgowe musi posiadać wykupione ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, chroniące przy popełnieniu ewentualnych błędów przez biuro rachunkowe. Aktualna polisa OC to drugi bardzo ważny warunek, który powinna spełniać rzetelna firma oferująca usługi rachunkowe. Warto zwrócić uwagę na wysokość polisy, może się zdarzyć że w przypadku błędu biura minimalna wartość polisy nie wystarczy na pokrycie Twoich roszczeń.

3) Osiągalność biura, kontakt w przypadku problemu
Kolejną ważną rzeczą jest kontakt z biurem. Należy wziąć pod uwagę godziny jego otwarcia, możliwość osobistego kontaktu z księgowym/księgową  - za pomocą jakich kanałów komunikacji będzie możliwa konsultacja, gdyż niejednokrotnie potrzebne będzie jak najszybsze wsparcie ze strony biura.

4) Udostępnianie dokumentacji
Warto wiedzieć także, czy możliwy jest elektroniczny kontakt z biurem - dostęp do dokumentów, otrzymywanie niezbędnych zestawień bądź innych dodatkowych rzeczy w sposób elektroniczny, co pozwoli zaoszczędzić czas przeznaczony na dojazd. Bardzo dobrym i coraz częściej wykorzystywanym narzędziem jest dostęp online do pełnych danych księgowych.

5) Bezpieczeństwo danych i dokumentów firmy
Niezmiernie ważne również jest przechowywanie dokumentów firmy (fizycznie), jak i przechowywanie danych. Żaden przedsiębiorca nie chciałby być narażony na dostępność do danych swojej firmy osób do tego niepowołanych, dlatego też tak ważne jest gdzie przechowywane są dokumenty papierowe (wszelkie deklaracje, druki, oświadczenia, zaświadczenia pisma itp.), a także w jaki sposób przechowywane są dane w wersji elektronicznej. Należy zwrócić uwagę czy dane biuro posiada monitoring, zarówno lokalu jak i obiektu, w którym się znajduje oraz gdzie umieszczone zostają kompletne dokumenty w wersji papierowej, które muszą być przechowywane przez określony czas na wypadek kontroli.
Jeśli chodzi o dane przechowywane elektronicznie, powinny być odpowiednio chronione przez odpowiednie zabezpieczenia służące w tym celu. Poza tym istotne również jest, czy firma posiada odpowiedni sprzęt zabezpieczający przed utratą danych, czy robi kopię bezpieczeństwa dokumentów oraz czy posiada fachową, specjalistyczną pomoc (odzyskanie utraconych danych) na wypadek zaistnienia wyżej opisanego problemu.

6) Dodatkowe informacje
Ponadto warto również wiedzieć, czy biuro oferuje reprezentację w ZUS i US, w jaki sposób będzie informować o wysokości podatków i składek ZUS, w jakiej formie i w jakich terminach biuro będzie przekazywać deklaracje do Twojej akceptacji oraz do właściwych organów, czy służy doradztwem itp.
Dobre biuro rachunkowe dba o podnoszenie kwalifikacji swoich pracowników poprzez udział w szkoleniach – przepisy bardzo szybko się zmieniają i bieżąca wiedza z zakresu aktualnych regulacji podatkowych oraz umiejętność ich wykorzystania w praktyce podnosi poziom Twojego bezpieczeństwa.

Kompleksowe świadczenie usług to obecnie podstawa działalności biur rachunkowych. Wybierając biuro należy mieć świadomość, by wybrać takie którego załoga ma doświadczenie w swojej dziedzinie, z którym możliwy jest bezproblemowy kontakt, które będzie służyć doradą w momencie, gdy będzie to dla nas niezbędne. Takie, z którym możliwy jest kontakt internetowy, elektroniczny dostęp do informacji. Biuro ma być Twoim Partnerem który elastycznie podchodzi do Twoich potrzeb i pomaga rozwijać biznes. Mając wszystkie powyższe uwagi na względzie warto wspomnieć także o kosztach prowadzenia dokumentacji księgowej. Ceny czasem są bardzo zróżnicowane i należy dokładnie analizować treść umowy oraz zakres usług wliczonych w koszt podstawowej obsługi oraz tych dodatkowo płatnych. Należy jednak pamiętać, że wiedza i doświadczenie biura mocno wpływa na Twoje bezpieczeństwo, a najniższa cena usługi bardzo rzadko idzie w parze z wysoką jakością.