Zasady wystawiania faktur w 2014 roku przeniesione zostały do Ustawy o VAT. Zmiany dotyczą przede wszystkim terminu ich wystawiania.

Termin wystawiania faktur

Faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierające dane wymagające w ustawie.

Obecnie termin wystawienia faktury został znacznie wydłużony w stosunku do lat ubiegłych. Od 1 stycznia 2014 roku obowiązuje zasada, że fakturę należy wystawić nie później niż 15.dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonana została usługa lub dokonano dostawy towaru  (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT). Jednocześnie art. 106i ust. 7 wskazuje, iż fakturę wystawić można nie wcześniej niż 30.dnia przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru.

Wyjątki od podstawowego terminu wystawiana faktur (Art.106i ust. 3,4 i 5 ustawy o VAT)
Fakturę wystawia się nie później niż:

  • 30.dnia od dnia wykonania usług – dla świadczonych usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
  • 60.dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostaw książek drukowanych,
  • 90.dnia od dnia wykonania czynności – polegających na drukowaniu książek,
  • 120.dnia od pierwszego wydania towarów - w przypadku dostawy książek drukowanych, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw.

W przypadku nie zwrócenia przez nabywcę opakowań zwrotnych, fakturę należy wystawić nie później niż:

  • 7.dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania,
  • 60.dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania.

Faktury zaliczkowe

Podatnik będzie miał obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej w sytuacji, gdy otrzyma część lub całość należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, na podstawie której powstaje obowiązek podatkowy. W tym przypadku dokument również należy wystawić nie później niż 15.dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Jednocześnie art.106 ust.7 wskazuje, że faktur tych nie można wystawić wcześniej niż 30. dnia przed otrzymaniem zapłaty w całości lub części na poczet przyszłej dostawy towaru lub wykonaniem usługi.

Istnieją jednak sytuacje, kiedy podatnik nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych dokumentujących  otrzymanie zaliczki. W ustawie o VAT znaleźć można przepis wymieniający te wyjątki:

  • dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
  • świadczenie usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych,
  • najem, dzierżawę, leasing lub usługi o podobnym charakterze,
  •  usługi związane z nieczystościami, wymienione w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,
  • ochrony osób oraz ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
  • stała obsługa prawna i biurowa.

Faktury korygujące

Obniżenie podstawy opodatkowania wymaga wystawienia dokumentu korygującego - faktury korygującej. Faktura korygująca to dokument mogący zmienić dane liczbowe na fakturze pierwotnej, w tym także kwotę VAT-u. Korektę może wystawić wyłącznie wystawca faktury pierwotnej.

Faktura korygująca winna zawierać:

  • Nazwa – czyli „FAKTURA KORYGUJĄCA”
  • Numer wystawienia korekty oraz data
  • Dane z faktury pierwotnej – numer faktury, data wystawienia, dane nabywcy i odbiorcy, nazwa usługi lub towaru objęta korektą
  • Treść prawidłowa
  • Przyczyna korekty

Choć zasadniczo nadal jest obowiązek dostarczenia faktury korygującej do nabywcy, to istnieje możliwość obniżenia podstawy opodatkowania nawet jeżeli wystawca nie otrzymał potwierdzenia odbioru przez nabywcę. Podatnik może rozliczyć korektę na podstawie udokumentowanej próby doręczenia tej faktury i z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, iż nabywca posiada wiedzę, że transakcja została zrealizowana na warunkach określonych na fakturze korygującej.

Noty korygujące

Kolejnym dokumentem pozwalającym na poprawę błędów zawartych na fakturze jest nota korygująca. Nota może korygować mało znaczące błędy w treści faktury. Nota może korygować błędy w danych zarówno nabywcy jak i odbiorcy, błąd w dacie, błędny opis towaru. Nota nie może zmieniać danych liczbowych na fakturze pierwotnej.

W nocie korygującej zawarte powinny być następujące informacje:

  • Nazwa – czyli „NOTA KORYGUJĄCA”
  • Dane nabywcy i wystawcy
  • Numer faktury pierwotnej
  • Datę wystawienia faktury pierwotnej
  • Pierwotną treść podlegającą zmianie przez notę oraz treść prawidłową

Powstanie obowiązku podatkowego

Od 1 stycznia 2014 roku w zakresie momentu wymagalności zobowiązania zastosowanie znajduje zasada ogólna. Podatek od towarów i usług rozliczany jest w sposób miesięczny lub kwartalny. O przyporządkowaniu czynności podlegającej opodatkowaniu do okresu rozliczeniowego decyduje moment powstania obowiązku podatkowego.

Od początku 2014 roku obowiązek podatkowy powstaje co do zasady w momencie wykonania usługi lub dostarczenia towaru (ustawa o VAT).

Dokonanie dostawy towaru - to przeniesienie prawa  do rozporządzania nim jak właściciel. Przeniesienie takie następuje najczęściej na skutek fizycznego wydania tych towarów.

Obowiązek podatkowy dla usług ciągłych

Cechą charakterystyczną usług ciągłych jest stałe zobowiązanie do wykonywania czynności zgodnie z treścią zawartej umowy, w sposób powtarzalny w okresie. Zgodnie z zasadą ogólną wynikającą z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje w momencie dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. W ust. 3 natomiast znaleźć można doprecyzowanie - z czego wynika, że kiedy usługa ciągła świadczona jest w miesięcznych okresach rozliczeniowych, wówczas obowiązek podatkowy powstaje z nadejściem ostatniego dnia każdego okresu rozliczeniowego, o czym mówi poniżej przytoczony artykuł ustawy o VAT. Wyjątek od tej zasady stanowi otrzymanie całości lub części zapłaty należności przed wykonaniem usługi.

Art. 19a ust. 3

"Usługę, dla której w związku z jej świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. Usługę świadczoną w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi."