Środki trwałe to elementy majątku przeznaczone do długotrwałego użytkowania. Aby daną rzecz można było uznać za środek trwały firmy musi spełniać kilka kryteriów, mianowicie:

  • czas przewidywanej użyteczności powyżej jednego roku
  • przeznaczony na potrzeby jednostki
  • w postaci rzeczowej.

Art. 3 ust. 1 pkt. 15 ustawy o rachunkowości mówi, że za środki trwałe uważa się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki organizacyjnej.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości każdy przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonowania majątku firmy. Rzeczowe aktywa trwałe to przede wszystkim:

  • nieruchomości - grunty, budynki, a także będące odrębną własnością lokale,
  • maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
  • ulepszenia w obcych środkach trwałych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych pozwala wpisać do ewidencji każdy środek trwały. Środek trwały o wartości do 3.500,00 pln można amortyzować jednorazowo, natomiast powyżej 3.500,00 pln amortyzuje się zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi. Zużycie środka trwałego jest odzwierciedlane przez amortyzację, która jest kosztem przedsiębiorstwa rozliczanym co miesiąc.

Amortyzacja, czyli utrata wartości środka trwałego na skutek eksploatacji, w zależności od wartości początkowej może być uwzględniana w kosztach firmy przez dłuższy okres poczynając od miesiąca następnego po miesiącu wpisania do ewidencji, a zakończona w chwili wyrównania się odpisów z wartością początkową, postawieniem w stan likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia niedoboru – dotyczy środków trwałych o wartości powyżej 3 500 pln.

Jeżeli natomiast jak wyżej wspomniano, wartość nabycia lub wytworzenia środka trwałego nie przekracza 3 500 pln można go zaliczyć w sposób jednorazowy do kosztów uzyskania, tym samym nie ujmując go już w ewidencji.

Amortyzacja jednorazowa – komu przysługuje?

Z amortyzacji jednorazowej w ramach pomocy de minimis mogą skorzystać mali przedsiębiorcy, czyli tacy których przychody ze sprzedaży brutto nie przekroczyły w poprzednim roku podatkowym równowartości w złotych 1 200 000 euro oraz ci, którzy rozpoczęli prowadzenie działalności w danym roku podatkowym. Jednorazową amortyzacją objęte mogą zostać tylko składniki majątku określone w przepisach.

Amortyzacji jednorazowej nie można zastosować odnośnie jakichkolwiek wartości niematerialnych i prawnych. Nie można zastosować jej również wcześniej, niż w momencie wprowadzenia środka trwałego do ewidencji.

Wartość początkowa środka trwałego

W celu poprawnego zaksięgowania środka trwałego należy wyznaczyć jego wartość początkową.

Wartość początkowa środka trwałego to cena zakupu powiększona o dodatkowe koszty związane z jego nabyciem, takie jak: transport, montaż, opłaty notarialne, skarbowe odsetki i prowizje, pomniejszone o należny podatek od towarów i usług (VAT nie podlegający odliczeniu zwiększa wartość początkową środka trwałego).

Środek trwały wytworzony we własnym zakresie – wartość początkową stanowi suma kosztów poniesionych podczas jej wytwarzania, czyli koszty części składowych maszyny, koszty usług obcych, wynagrodzenie za prace pracowników.

Środek trwały nabyty jako spadek – w takiej sytuacji najczęściej nie ma możliwości określenia wartości początkowej środka trwałego. Ustawodawca umożliwia wycenę w drodze porównania według wartości rynkowej podobnych aktywów, lub poprzez rzeczoznawcę.

Przedsiębiorca ma obowiązek ujęcia środka trwałego w ewidencji niezależnie od tego czy jest on nabyty czy też wytworzony we własnym zakresie. Wpis do ewidencji powinien być dokonany na podstawie dokumentu stwierdzającego jego wartość początkową. Ewidencja zawierać powinna datę nabycia, datę przyjęcia do użytkowania, dane dokumentu stwierdzającego nabycie, wartość początkową, stawkę amortyzacyjną.

Modernizacja środka trwałego

Jeżeli środek trwały został zmodernizowany, to wartość początkowa tego środka zwiększy się. Warunkiem jednak jest, iż suma kosztów poniesionych na jego ulepszenie musi przekroczyć 3 500 pln. Zmiana wartości w ewidencji nastąpi od miesiąca następującego po miesiącu, w którym ulepszenie zostało wykonane.

Likwidacja środka trwałego w firmie

Środek trwały, który nie jest już wykorzystywany przez przedsiębiorstwo w zależności od stanu w jakim się znajduje może być złomowany, sprzedany, bądź likwidowany w inny sposób. W zależności czy jest on likwidowany czy sprzedawany transakcja księgowa nazywa się adekwatnie do sytuacji sprzedażą lub złomowaniem. Sprzedając środek trwały należy wystawić fakturę sprzedaży na dany majątek.

Poza naturalnym zużyciem środek trwały może być likwidowany z przyczyn losowych lub ekonomicznych.

Zużycie środka trwałego lub jego utrata według interpretacji podatkowych nie przewiduje konieczności korygowania naliczonej kwoty podatku VAT . Dotyczy to najczęściej sprzętu elektronicznego. W takim wypadku należy dokonać jego likwidacji.

Przekazanie rzeczy będącej środkiem trwałym na cele prywatne wiąże się z koniecznością naliczenia podatku, w sytuacji gdy od nabycia przysługiwało pełne prawo do odliczenia VAT. Wartość rynkowa w momencie przekazania będzie stanowić podstawę do opodatkowania. Jeśli firmie nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT przy jego nabyciu, to czynność przekazania nie będzie podlegała opodatkowaniu VAT.

Jeżeli środek trwały w chwili wycofania nie był jeszcze całkowicie zamortyzowany, wówczas należy zakończyć naliczanie amortyzacji. Ostatni odpis może zostać naliczony w miesiącu wycofania.

Odstępstwa od powyższego reguluje art. 43. ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT oraz par. 3 ust. 1 pkt 20 Rozporządzenia w sprawie zwolnień od podatku VAT oraz warunków ich stosowania.