SAMOCHÓD SŁUŻBOWY - używanie przez pracowników do celów prywatnych - zmiany od 2015 roku

Z dniem 1 stycznia 2015r roku zostały zmienione przepisy dotyczące rozliczania użytkowania samochodów służbowych, zgodnie z uchwaloną przez sejm ustawą z dnia 7 listopada 2014 roku. Ustawa ta reguluje kwestię zasad ustalania przychodu pracownikom w przypadku użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych.

Zgodnie z ustawą z 7 listopada 2014 roku o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej, przedsiębiorcy zostali zobowiązani do doliczania do przychodów pracownika określonej kwoty ryczałtu. W dodanym art. 12 ust.2a ustawy o podatku dochodowym, który stanowi, iż wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi w związku z wykorzystywaniem samochodu służbowego na własne, prywatne potrzeby będą określane w zależności od dwóch zmiennych, mianowicie od :

• pojemności silnika
• liczby dni w miesiącu, w których to samochód służbowy będzie wykorzystywany w celach prywatnych.

W związku z powyższymi kryteriami w przypadku codziennego użytkowania pojazdu wysokość kwot określono w sposób następujący:

• 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3
• 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600cm3.

W sytuacji, gdy samochód służbowy wykorzystywany jest wyłącznie przez jakaś część miesiąca dla celów prywatnych, wysokość świadczenia ustala się za każdy dzień jego wykorzystania w wysokości 1/30 w/w kwot. Jednakże w przypadku gdy świadczenie, które przysługuje pracownikowi z tytułu wykorzystania samochodu służbowego dla celów indywidualnych jest częściowo odpłatne, wtedy przychodem pracownika jest różnica między wartością określoną w ustawie, a odpłatnością którą ponosi pracownik.

Regulacja zasad dot. wykorzystywania samochodów firmowych

Najskuteczniejszym sposobem dokładnie określającym zasady wykorzystywania samochodów firmowych jest opracowanie polityki samochodowej. Zawierać powinna regulamin korzystania z samochodów i umowy powierzenia mienia pracownikowi. Regulamin pozwoli jasno określić zasady, które będą znane i jasne dla wszystkich. Pracodawca formułując regulamin powinien pamiętać o tym, by był on zgodny z ustawą oraz zasadami współżycia społecznego. Należy dostosować go o specyfiki działalności firmy. Polityka korzystania ze służbowych samochodów określać powinna również kwestie przyznawania samochodów pracownikom, zasady użytkowania pojazdu, a także odpowiedzialność pracownika za użyczony samochód.

Wprowadzenie powyższych zmian pomaga zachować spójność pomiędzy podatkiem VAT i podatkiem dochodowym. Należy pamiętać, iż pełne odliczenie VAT za wydatki związane z użytkowaniem samochodów osobowych możliwe jest wyłącznie wówczas, gdy używane jest wyłącznie do celów służbowych (wyjątek stanowi paliwo). Potwierdzenie musi być udokumentowane ewidencją przebiegu pojazdu, a samochód zgłoszony do urzędu skarbowego.