Przedsiębiorcy, którzy dobrze wybrali biuro rachunkowe doskonale wiedzą jak wielką przewagę konkurencyjną mogą w ten sposób zdobyć. Często jednak nie zdajemy sobie sprawy z faktu, że różnice pomiędzy biurami mogą być całkiem znaczące co może mieć bardzo istotne znaczenie w dalszym rozwoju firmy. W tym artykule podpowiemy Wam na co zwrócić uwagę aby dobrze trafić i nie żałować później swojego wyboru.
„Jakie zatem cechy powinno posiadać dobre biuro rachunkowe? Jak wybrać naprawdę dobrą i solidną instytucję spełniającą oczekiwania Twojej firmy?
Odpowiedź na to pytanie nie jest łatwa, postaram się jednak nieco ten temat poniżej przybliżyć. Wiedza ta pozwoli Ci rzetelnie ocenić zaproponowaną przez dane biuro cenę, która zależy od kilku czynników na których nie zawsze warto oszczędzać. Czasami pozorna oszczędność „100 PLN” może spowodować znaczne, często nieprzewidziane koszty dodatkowe, lub utratę potencjalnych dodatkowych korzyści.
Sprawdź czy biuro posiada Licencję Ministerstwa Finansów. Jest to dokument, bez którego biuro rachunkowe zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów nie może prowadzić swojej działalności. Certyfikat ten można zdobyć po zdaniu specjalnego egzaminu państwowego, niezbędny jest dwuletni staż w księgowości oraz średnie wykształcenie. Taki dokument mogą uzyskać również osoby, które ukończyły studia wyższe lub podyplomowe z zakresu rachunkowości oraz posiadają minimum trzyletni staż zawodowy w księgowości.
Łatwo zweryfikować obecność takiej licencji poprzez sprawdzenie występowania jej numeru na oficjalnej stronie Ministerstwa finansów:http://www.mf.gov.pl/ministerstwo-finansow/dzialalnosc/egzaminy-zawodowe/certyfikat-ksiegowy/wykaz-osob-posiadajacych-certyfikat-ksiegowy
Zweryfikuj czy biuro rachunkowe jest ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej. Przedsiębiorstwa, które zajmują się usługowym prowadzeniem ksiąg podatkowych muszą wykupić polisę OC. Jeśli zatem księgowy popełni jakiś błąd, szkody tym wyrządzone zostaną pokryte z odszkodowania. Błędy zdarzają się nawet najbardziej renomowanym biurom rachunkowym więc... „Przezorny, zawsze ubezpieczony”.
Przynależność do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce lub podobnych organizacji branżowych. Jeżeli Twoje biuro rachunkowe należy do organizacji branżowych i systematycznie uczestniczy w szkoleniach oznacza to, że wyjątkowo dobrze dba o swoje kompetencje i jakość usług księgowych. Przepisy w rachunkowości ulegają ciągłym zmianom, więc dobrze jest by dokumenty księgowe, które dane biuro dla nas przygotuje były zgodne z najnowszymi wymogami i przepisami. Warto sprawdzić czy Twoje biuro jest na bieżąco z przepisami i uczestniczy w wartościowych szkoleniach podnosząc kwalifikacje.
Dodatkowe formy komunikacji. Nie zawsze przedsiębiorca jest w stanie dotrzeć do biura rachunkowego w określonym terminie, czasami jest to niemożliwe. Jeżeli przeczuwasz, że taka ewentualność może Cię dotyczyć warto sprawdzić czy dane biuro rachunkowe oferuje przesył niezbędnych dokumentów kurierem lub drogą elektroniczną. Zdarza się też, że niektóre biura rachunkowe oferują odbiór dokumentów dojeżdżając do klienta co pozwala zaoszczędzić sporo cennego czasu. Jest to szczególnie przydatne w dużych miastach np. w Warszawie, mimo jej wszystkich uroków nikt nie lubi stać w korkach.
Narzędzia do fakturowania i automatyczna wysyłka do biura. Dostęp do wszystkich dokumentów za pomocą smartfona, tabletu czy laptopa – czemu nie? W dzisiejszych czasach, w dobie dużej konkurencji przedsiębiorcy mogą liczyć na wszelkiego typu udogodnienia takie jak narzędzia do fakturowania online oraz automatyczną wysyłkę wygenerowanych dokumentów do biura księgowego. Oszczędności czasu i pieniędzy z tego faktu są często niebagatelne.
Zakres odpowiedzialności. W umowie z biurem rachunkowym można znaleźć informację o zakresie odpowiedzialności za sprawy księgowe. Niskie ceny usług księgowych mogą wynikać między innymi z braku możliwości reprezentacji przedsiębiorcy przed urzędami, brak obowiązkowego ubezpieczenia OC to również niższe koszty dla biura. Często podstawowa obsługa która jest bardzo tania, okazuje się droga po doliczeniu wszystkich czynności dodatkowych które są konieczne a o których jeszcze nie wiesz…
Opinie wśród klientów. Jeżeli szczególnie zależy Ci na rzetelności biura rachunkowego poproś o referencje, wypytaj też kogo Twoje biuro obsługuje. Możesz wtedy zbadać poziom zadowolenia klientów i wyrobić sobie rzetelną opinię o biurze. Uwaga, nie zawsze informacje dotyczące obsługiwanych klientów znajdują się na stronie internetowej, są to informacje często tajne lub ukryte. Warto w tym celu pofatygować się do biura osobiście wcielając się w rolę Sherlocka Holmesa :). Przy okazji zobaczysz jak wygląda Biuro któremu chcesz powierzyć swoje dokumenty.
Kompleksowość i dostępność. We współczesnych czasach dobre biuro rachunkowe to takie, które obsługuje klientów całościowo, zapewniając pełen wgląd do wykonywanych prac, zapewniając profesjonalne doradztwo w dziedzinie podatków i organizacji firmy, zwłaszcza wsparcie na etapie rejestracji firmy i początków jej działalności. Niektóre biura umożliwiają również użyczenie adresu rejestracji tzw. Wirtualne Biura.
Doświadczenie, kompetencje i bezpieczeństwo obsługi. Istotne znaczenie dla oceny oferty biura rachunkowego ma jego historia (im dłużej tym oczywiście lepiej) i odpowiednie doświadczenie personelu. Poziom bezpieczeństwa można ocenić poprzez sprawdzenie czy biuro stosuje systemy zabezpieczeń dokumentacji księgowej, tak stacjonarnie w biurze (ochrona, monitoring, ubezpieczenie lokalu, itp), jak i elektronicznie (stabilność i bezpieczny dostęp do systemu księgowego, archiwizacja danych, kopie bezpieczeństwa).
Inne ważne czynniki. W zależności od profilu działalności biura rachunkowego do cech go wyróżniających i świadczących o jego jakości może należeć obsługa wielojęzyczna, obsługa kadrowa, czy też ilość i jakość zatrudnionego personelu lub szczególna lokalizacja siedziby. Również elastyczna oferta z otwartym katalogiem usług biura to przepustka do zyskania zaufania wśród firm o nietypowym, szczególnym zapotrzebowaniu, jak między innymi spółki z kapitałem zagranicznym lub przedsiębiorstwa polskie funkcjonujące na rynku międzynarodowym.
Zatem jeżeli szukasz biura rachunkowego odpowiedniego dla Twojej działalności i chcesz to zrobić dobrze, właśnie otrzymałeś podstawową wiedzę pozwalającą ocenić „dlaczego tanie, może być drogie”. Warto spędzić chwilę czasu, skontaktować się z wytypowanymi biurami rachunkowymi i wybrać to, które najlepiej pasuje do profilu Twojej działalności. Na końcu można spróbować trochę negocjować, powodzenia!
Tax Expert 24
+48 510 033 300
Biuro rachunkowe Warszawa centrum: