Jeśli zastanawiasz się co jest lepsze... czy tradycyjna, czy może jednak nowoczesna  - e-księgowość, to ten artykuł jest właśnie dla Ciebie!  Jakie są powody, dla których przedsiębiorcy wybierają dotychczasową obsługę rachunkowo-księgową? Czy wirtualne biura i e-księgowość to rzeczywiście nowoczesne rozwiązanie na miarę czasów, w których żyjemy?  Czy, być może, nasza obecna sytuacja pandemiczna od marca br. spowodowała, że wirtualne biura i e-usługi księgowe stały się z dnia na dzień nowoczesnym rozwiązaniem księgowym?  Sprawdźmy to!

Wirtualne biuro i e-księgowość
źródło: Pixabay

Dla kogo przeznaczona jest e-księgowość?

E-księgowość jest szerokim pojęciem związanym z elektronicznymi narzędziami do prowadzenia wszelkich spraw dot. rachunkowości w firmie oraz z dostępem wiedzy wśród wykwalifikowanej kadry zatrudnionej w wirtualnych biurach rachunkowych. Z e-księgowości mogą skorzystać mikro i małe firmy, zwłaszcza te, które prowadzą księgowość w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów lub prowadzą biznes “na tzw. ryczałcie”. Doskonale  sprawdzają się wśród tych, których działalność jest dosyć szablonowa.

Dla kogo przeznaczona jest e-księgowość?
źródło: Freepik

Tradycyjna księgowość w wersja samodzielnej

Jeszcze kilkanaście lat temu nikomu nie przyszło do głowy, że będzie mógł korzystać z takiej usługi jaką jest internetowa księgowość. Tradycyjna księgowość opierała i nadal opiera się na samodzielnym prowadzeniu firmowej dokumentacji lub zlecaniu jej wykwalifikowanym biurom rachunkowym. Do zalet samodzielnego prowadzenia spraw księgowości w firmie można zaliczyć:

  • skupienie się na całości spraw w firmie
  • dokładna wiedza na temat sytuacji związanej z finansami na bieżąco
  • możliwość reagowania na codzienne sytuacje i dokonywania potrzebnych analiz na bieżąco
  • dostęp do informacji księgowych na bieżąco
  • w razie potrzeby możliwość konsultacji w sprawach podatkowych i księgowych z zatrudnionymi pracownikami

Tradycyjna księgowość w firmie wymaga zatrudnienia specjalistów i ciągłego ich szkolenia, aby byli “na bieżąco”. Do tego dochodzą koszty programów księgowych i potrzebnych urządzeń. No chyba, że prowadzimy niewielką firmę i mamy czas, wiedzę i jesteśmy na tyle zorganizowani, że jesteśmy w stanie jednoosobowo zajmować się biznesem i sprawami księgowymi swojej firmy!

Tradycyjna księgowość w wersji - “korzystam z biura rachunkowego”

Wiele firm decydowało się (i decydują nadal) na korzystanie z biura rachunkowego, co wiąże się z przekazywaniem wszelkich dowodów księgowych do biura księgowego. Jako zalety takiego rozwiązania uznaje się:

  • niższy koszt (w stosunku do zatrudnienia własnych pracowników)
  • odpowiedzialność za rozliczenia z fiskusem spada na biuro
  • wsparcie w innych dziedzinach niż tylko księgowość
  • możliwość przechowywania całej dokumentacji księgowej w obsługującym nas biurze
  • stały kontakt osobisty z osobami prowadzącymi nasza rachunkowość

Biuro rachunkowe ma odpowiednie doświadczenie, jego pracownicy cały czas podnoszą swoje kwalifikacje i są na bieżąco z wszelkimi nowościami prawnymi, które w naszym kraju notorycznie ulegają jakimś modyfikacjom. Tradycyjne biuro księgowe terminowo dopilnowuje spraw Twojej firmy, abyś Ty miał “spokojną głowę” i mógł skupić się na profilu prowadzonego biznesu.

Tradycyjna księgowość
źródło: Freepik

E-księgowość rozwiązaniem na nasze czasy

Czasy, w jakich żyjemy: pośpiech, praca praktycznie 12 godzin na dobę (a czasami i więcej!), stres, obecnie jeszcze pandemia, spowodowały, że e-księgowość wydaje się być jednak najlepszym rozwiązaniem dla firm XXI wieku. Ponadto żyjemy w czasach nowych technologii, ich ekspresowego rozwoju. Technika szturmem wkroczyłą także do bankowości i księgowości. Dlaczego firmy skłaniają się ku e-ksiegowości i wirtualnym biurom rachunkowym?

  1. Przesyłanie dokumentów księgowych z domu lub firmy, bez konieczności wychodzenia. 
  2. Zdalny obieg dokumentów.
  3. Automatyzacja procesów księgowych.
  4. Oszczędność czasu i wydatków związanych na fizyczne dotarcie do biura księgowego.
  5. Możliwość “trzymania ręki na pulsie”, czyli codzienny wgląd w sytuację firmy, możliwość natychmiastowego reagowania na różne, zaskakujące sytuacje.
  6. Możliwość otrzymywania codziennych raportów.
  7. Brak konieczności śledzenia rozlicznych zmian w polskim prawie podatkowym i innych aktach prawnych.
  8. Atrakcyjna cena.
  9. Digitalizacja dokumentacji.
  10. Bezpieczeństwo danych z uwagi na korzystanie z profesjonalnych serwisów i wysokiej jakości standardów związanych z bezpieczeństwem danych.

E-księgowość rozwiązaniem na nasze czasy
źródło: Pixabay

Jeśli jeszcze się zastanawiasz...

Niektórzy specjaliści wskazują również, że warto skorzystać z tzw. “złotego środka”. Jakiego? Współpraca z nowoczesnym biurem rachunkowym, które proponuje wsparcie tradycyjne oraz wirtualne. Zaletą takiego systemu jest brak konieczności osobistego dostarczania dokumentacji. Wszelkie materiały przesyła się online z wykorzystaniem nowoczesnych technologii i sprawdzonych programów. Sporo firm rachunkowych wdrożyło właśnie tego typu rozwiązania.  Szacuje się, że nawet ok.90 % firm z sektora MSP może stać się klientami wirtualnego biura księgowego. Jeszcze dekadę temu szacowano spory wzrost zainteresowaniem e-księgowością i jak pokazuje 2020 r. przewidywania te sprawdziły się! Zwłaszcza w I połowie roku 2020 i sytuacji pandemii, wdrożonych obostrzeń i  konieczności zachowywania dystansu społecznego. Mnóstwo firm wdrożyło e-księgowość. Jeśli nadal zastanawiasz się nad skorzystaniem z nowoczesnych rozwiązań na miarę XXI wieku, to warto poszperać w internecie, popytać znajomych przedsiębiorców i wybrać profesjonalne, zaangażowane i certyfikowane biuro księgowe, które wprowadzi Twoją firmę w XXI wiek!