Współczesny przedsiębiorca coraz częściej decyduje się na outsourcing związany z księgowością i kadrami. Nowe oblicze prowadzenia firmy polega na zajmowaniu się działalnością, do której firma została stworzona, natomiast wszelkie sprawy finansowe, kadrowe czy prawne powierzane są wyspecjalizowanym w tym biurom księgowym. Jak pokazuje praktyka w dzisiejszych czasach potrzebny jest dobry pomysł, trochę wkładu finansowego i pewność, że wszelkie finansowe, kadrowe i prawne sprawy prowadzonej przez nas firmy pozostają w dobrych, doświadczonych i zaufanych rękach. Outsourcingowa moda szturmem wkroczyła do nowoczesnego systemu zarządzania przedsiębiorstwami. Czym jest outsourcing i dlaczego warto przemyśleć taką właśnie współpracę pomiędzy przedsiębiorstwem a outsourcingowym biurem?

Outsourcing coraz modniejszy

Co oznacza słowo outsourcing?

Outsourcing nie jest związany tylko z księgowością. Termin ten tłumaczy się jako „zlecenie wykonania usług na zewnątrz”. Angielskie „out” tłumaczy się m.in. jako „na zewnątrz” zaś słowo „source” oznacza “źródło”, “zdrój”. Dosłownie więc można zrozumieć „outsourcing” jako „oderwanie/wyprowadzenie czegoś od źródła”. Taką czynnością można więc nazwać wyprowadzenie z serca firmy spraw związanych nie z produkcją usług bądź jakąkolwiek inną działalnością produkcyjną, ale spraw związanych z administracją, finansami, kadrami, obsługą prawną. Nazwa pochodzi z języka angielskiego i jest skrótem od: “outside-resource-using”, co można przetłumaczyć jako przekazywanie zadań, funkcji, projektów i procesów do realizacji firmie zewnętrznej.

Outsourcing - oszczędności
źródło: Pixabay

Skąd się wziął outsourcing?

Dawniej pod tym terminem rozumiano marketingową strategię niektórych firm, która dotyczyła zaopatrzenia. Na przykład firmy motoryzacyjne „wyprowadziły na zewnątrz” produkcję niektórych części potrzebnych w całym procesie produkcyjnym. Fabryka zlecała więc niejako podwykonawcom wytwarzanie niektórych elementów sygnując je swoim znakiem firmowym i używając ich tylko w oferowanych przez siebie samochodach. Pozyskiwano więc niektóre części samochodowe od innych, często mniejszych producentów. Specjaliści od marketingu wskazują, że dopiero pod koniec XX wieku „outsourcing” zaczął być rozumiany jako strategia powierzania operacji wspierających główną działalność firmy podmiotom zewnętrznym wyspecjalizowanym w jakiejś wąskiej dziedzinie. Już w 1923 r. Henry Ford powiedział: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonywania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”.

Outsourcing dzisiaj

Dzisiaj właśnie outsourcing jest pojmowany jako strategia nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem polegająca na oddaniu innemu przedsiębiorstwu działań niezwiązanych bezpośrednio z wiodącą działalnością firmy. Ten dość nowoczesny system spowodował, że firma może dzięki temu skupić swoje środki finansowe i zasoby na tych obszarach, które stanowią jej filar i podstawę działalności. Wiele czynności, projektów związanych z marketingiem, informatyką, obsługa księgową, które dotychczas wykonywane były przez zatrudnianych przez firmy pracownikach zleca się obecnie zewnętrznym, wyspecjalizowanym  podmiotom. Dzięki temu właśnie firmy, które stosują outsourcing osiągają przewagę konkurencyjną! Na umowie outsourcingowej korzystają obie strony! Obecnie najpopularniejsze obszary związane z outsourcingiem to:

  • szkolenia pracowników
  • administracja związana z kadrami
  • systemy informatyczne
  • marketing i reklama
  • finanse i rachunkowość
  • zaopatrzenia
  • audyt wewnętrzny
  • obsługa klienta
  • podatki

Outsourcing dzisiaj
źródło: Pixabay

Umowa outsourcingowa o świadczeniu usług księgowych

Kilka informacji na temat umowy outsourcingu:

    1. Dla laika może to być mało zrozumiałe, ale nie można mylić umowy outsourcingowej z umową zleceniem. Polskie prawo nie reguluje zjawiska outsourcingu, gdyż outsourcing nie jest terminem prawniczym, ale terminem z pogranicza zarządzania i ekonomii.

 

  • Podpisanie umowy zlecenia a umowy outsourcingowej to dwie różne umowy.

 

  1. Outsourcing jest działaniem długoterminowym. Pomiędzy firmą zlecającą a firmą wspierającą wytwarza się rodzaj więzi i zależności. Można porównać umowę zlecenie do relacji dostawca-odbiorca, a umowę outsourcingową do partnerskiego układu.
  2. Umowy outsourcingowe nazywane są więc w Polsce umowami nienazwanymi. Umowa outsourcingowa przybiera formę jednej lub kilku umów.

Jeżeli chodzi o umowę outsourcingu o świadczeniu usług księgowych, to Ustawa o Rachunkowości z 10 kwietnia 2010 r. dopuszcza możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg podmiotom zewnętrznym. Osoba, która decyduje o powierzeniu ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu, ma obowiązek ustawowy aby:

- zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgoda organu kontroli lub nadzoru

- powiadomić właściwy urząd skarbowy o zmianie miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ma na to 15 dni od momentu wydania dokumentacji podmiotowi zewnętrznemu

- w ramach umowy outsourcingowej wziąć pod uwagę Ustawę o ochronie danych osobowych.

Jaka powinna być umowa outsourcingowa?

Umowa outsourcingowa wymaga formy pisemnej.  W umowie powinny być określone:

    1. uzgodnienia dot. organizowania i koordynowania współpracy,
    2. intencje i wzajemne oczekiwania stron,
    3. opis działań dążących do osiągania maksymalnych korzyści przez obie strony,
    4. możliwość ewentualnych renegocjacji umowy,
    5. warunki nadzorowania postanowień przez kooperantów,
    6. działania związane z koordynacją różnych podejmowanych czynności przez obie firmy,
    7. opis postanowień związanych z wywiązywaniem się z powierzonych zadań
    8. zapis dot. poufności przekazywanych danych, szybkość przekazu danych, aktualizacja różnych informacji, obieg dokumentów, prowadzenie dokumentacji podejmowanych działań
    9. główne zasady raportowania wykonanych działań oraz rozliczeń pomiędzy partnerami
    10. zasady relacji podczas współpracy, regulacje stosujące się do eliminowania konfliktów powstających podczas współpracy
    11. zasady przechowywania i zabezpieczania powierzonego mienia
    12. postanowienia dotyczące rozwiązań chronionych prawem autorskim
    13. warunki ograniczające lub wyłączające zobowiązania stron oraz zasady postępowania w sytuacjach nadzwyczajnych

Umowa outsourcingowa dotycząca działań księgowych powinna być zawarta na piśmie, mieć długoterminowy charakter, powinna być kompletna (dotyczyć uzgodnionego zakresu usług), nie powinna dyskryminować żadnej ze stron, powinna zawierać zapis o możliwości renegocjowania warunków i ewentualnych zasadach i terminach wypowiedzenia umowy.

Umowa outsourcingowa
źródło: Piktab

Zalety outsourcingu

Specjaliści podają argument, że popularność związana z wyprowadzaniem pewnych działań z firmy i przekazywanie ich innym firmom opłaca się głównie ze względów finansowych. Redukcja kosztów jest więc podstawowym argumentem. Obecnie podaje się jeszcze inne aspekty, na które powinno się zwrócić uwagę:

- dążenie do realizacji usług na jak najwyższym poziomie,

- specjalizacja pracy,

- dostęp do specjalistycznej wiedzy czy szkoleń.

Outsourcing ma jeszcze następujący atut – pozwala na koncentrację sił i środków na podstawowych celach firmy.

  • Dzięki outsourcingowi firmy zwiększają elastyczność swoich działań oraz wydajność, co dzieje się dzięki oszczędności czasu i zasobów ludzkich.
  • Plusem jest też utrzymanie niższego poziomu zatrudnienia, przy jednoczesnej gwarancji, że osoby, które będą zajmowały się zleconymi działaniami są wysoko wykwalifikowanymi specjalistami w swojej dziedzinie.
  • Outsourcing sprawia, że firma zmniejsza nakłady inwestycyjne na utrzymanie i organizację okresowych czynności, odciąża to różne działy.
  • Fachowcy podają dane, że outsourcing umożliwia uzyskanie oszczędności w wysokości od ok. 20 do 50% w stosunku do całkowitych kosztów prowadzenia księgowości wewnętrznej.
  • Dla przedsiębiorcy outsourcing księgowości staje się dużym ułatwieniem, gdyż nie musi się on martwić o wiele spraw. Jeśli dotychczas księgowość odbywała się w firmie należało pamiętać o sprzęcie, przechowywaniu i gromadzeniu danych, logistyce, kosztach personalnych, sprawach kadrowych. Jeśli firma zdecyduje się na outsourcing, to o powyższe tematy nie trzeba się już martwić.
  • Outsourcing księgowy usprawnia procedury budżetowania i kontroli kosztów. Wydatki na outsourcing można wliczyć w koszty prowadzenia działalności!
  • Atutem jest też to, że biuro księgowe, które prowadzi nasze sprawy finansowe zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów. Outsourcing księgowy staje się takim zabezpieczeniem przed ryzykiem błędów. To firma oferująca usługi księgowe przejmuje ryzyko realizowanych zleceń i ponosi odpowiedzialność za działania niezgodne z przepisami. Z pracowników naszej firmy, którzy dotychczas kontrolowali dział księgowy zostaje zdjęta odpowiedzialność karna i cywilna, dzięki czemu mogą się oni koncentrować na innych, kluczowych działaniach firmy.
  • Firma nie musi poświęcać tyle czasu co dotychczas na rozwiązywanie różnych problemów dot. księgowości, nie trzeba szukać rozwiązań dla piętrzących się problemów. W czasie, kiedy szybko następują zmiany przepisów dot. księgowości mamy pewność, że rozwiązania zaistniałych problemów rozwiążą, zaproponują nam rozwiązanie pracownicy outsourcingowej firmy księgowej.  
  • Biuro księgowe może także doradzać w dziedzinie kadr i płac ale również w dziedzinie prawa księgowego i podatkowego.

Zalety outsourcingu
źródło: Pixabay

Wady outsorcingu

Outsourcing ma także swoje wady. Największą z nich jest chyba wybór nieodpowiedniej firmy do wykonywania zleconych prac. Dlatego najważniejszą decyzją nie jest ta o outsourcingu, ale ta kto będzie z nami współpracował! Z outsourcingu należy korzystać odpowiedzialnie i we współpracy z wykwalifikowanym, doświadczonym i co najważniejsze – wciąż rozwijającym się partnerem, który dba o swoich pracowników. Zła decyzja w tym temacie narazić nas może bowiem na osłabienie pozycji naszej firmy, zwiększone koszty czy kłopoty sądowe.

Outsourcing
źródło: Freepik

Jak wybrać partnera do outsourcingu?

Jeśli zastanawiasz się nad powierzeniem części obowiązków firmie zewnętrznej, to Twoim obowiązkiem jest:

-  postanowić, czy wybierasz dla swojej firmy outsourcing pełny czy selektywny

- jak najstaranniej i bardzo dokładnie sprawdzić czy wybrana firma zapewni działania najwyższej jakości

- czy firma specjalizuje się w realizacji działań, jakie chcemy jej powierzyć, czy ma dostęp do specjalistycznej wiedzy, a pracownicy są na bieżąco szkoleni

- dokonać zestawienia potencjalnych partnerów outsourcingowych

- przemyśleć zapisy umowy outsourcingowej

Szukaj więc:

- licencjonowanego biura księgowego (posiadającego licencję Ministra Finansów)

- sprawdź, z jakimi podmiotami biuro współpracuje lub współpracowało (na przykład obsługa spółek akcyjnych, komandytowo-akcyjnych,komandytowych, klienci zagraniczni, start-upy, prowadzenie działalności od firm jednoosobowych po ogromne przedsiębiorstwa)

- oferującego biura wirtualnego i dojeżdżającego do klienta

- posiadającego doświadczenie w prowadzeniu księgowości

- atutem będzie zatrudnianie przez biuro księgowe specjalistów związanych z innymi dziedzinami, na przykład kadry czy prawo podatkowe

- posiadające ubezpieczenie OC swojej działalności o podwyższonej wartości

- stosujące licencjonowane oprogramowanie gwarantujące sprawny dostęp do danych i ich bezpieczny przepływ,

- biuro gwarantujące bezpieczne przechowywanie dokumentacji (polityka ochrony danych, monitoring, inne zabezpieczenia)

Partner do outsourcingu
źródło: Pixabay

Outsourcing księgowy wiąże się z przekazaniem obsługi finansowo-księgowej podmiotowi zewnętrznemu. Podsumowując, podczas wdrażania outsourcingu w Twojej firmie powinieneś działań według następujących problemów, z których można wyróżnić też mniejsze czynności do realizacji:

    1. Planowanie strategiczne wraz z wewnętrzną analizą i oceną
    2. Zgromadzenie informacji na temat ewentualnych podmiotów współpracujących, zanim dokonamy wyboru usługodawcy
    3. Negocjowanie i podpisanie umowy
    4. Działania kontrolne związane z wdrożonym outsourcingiem

Idealnie jeśli uda nam się znaleźć firmę, która pomoże rozpocząć działalność lub wyprowadzi z zaległości, czy nieprawidłowości sprawy księgowe i podatkowe. Wartościowe są także biura księgowe, które mają doświadczenie w rozliczaniu dotacji unijnych. Żyjemy w XXI wieku, świat wokół nas zmienia się praktycznie każdego dnia i skok cywilizacyjny dokonuje się na naszych oczach, dlatego warto rozważyć outsourcing, jako strategię nowoczesnego przedsiębiorcy. Jeśli masz jakieś wątpliwości zawsze warto porozmawiać ze specjalistami.