Każdy przedsiębiorca musi spodziewać się, że być może kiedyś zapuka do drzwi jego firmy kontrola skarbowa. Kontrola ta zajmuje się badaniem tego jak przedsiębiorstwo realizuje obowiązki wynikające z obowiązującego prawa podatkowego. Zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem, który odsłoni Ci to, co przedsiębiorca powinien wiedzieć przed kontrolą fiskusa. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, bądź potrzebujesz doradztwa w tym temacie zawsze warto zwrócić się ze swoimi wątpliwościami do specjalisty!

Co powinieneś wiedzieć przed kontrolą fiskusa?

Zanim pojawi się kontrola

Pracownicy instytucji kontrolujących mają obowiązek zawiadomić przedsiębiorcę o podjętej kontroli. Pismo zawiadamiające powinno wpłynąć od 7 do 30 dni przed pojawieniem się pracownika urzędu skarbowego. Istnieje też możliwość rozpoczęcia kontroli wcześniej niż przed 7 dniami, ale tylko za zgodą kontrolowanego. Zawiadomienie o przyszłej kontroli powinno zawierać informacje o zakresie działań sprawdzających. Należy wziąć pod uwagę fakt, że urząd nie musi zawiadamiać o kontroli, ale tylko w przypadku, gdy podatnik jest podejrzany o przestępstwa podatkowe. Podmiotowi kontrolowanemu przysługują pewne prawa i obowiązki związane z kontrolą. Kontrolę w firmie przeprowadza organ podatkowy pierwszej instancji właściwy dla danego podatnika. Są to z reguły urzędy skarbowe, bądź urzędy kontroli skarbowej. Przedsiębiorca przed kontrolą powinien dobrze wykorzystać czas i przygotować wszelkie potrzebne materiały. Powinien on skompletować i zweryfikować dokumentację, z którą się chce zapoznać urząd skarbowy. Jest to moment na poprawienie ewentualnych potknięć i błędów. Można dokonać na przykład korekty faktur kosztowych i zakupowych, zapisów w KPiR bądź deklaracjach podatkowych (poprzez złożenie deklaracji korygującej wysłanej z uzasadnieniem wprowadzonych zmian). Pracodawca powinien przygotować komplet dokumentów związanych ze wskazaniem w zawiadomieniu problemem. Kontrolerom powinno udostępnić się tylko te dokumenty, które związane są ze sprawą. Podatnik nie musi udostępniać żadnej innej dokumentacji.

Zanim pojawi się kontrola

Przypadki szczególne:

  • Jeśli firma współpracuje z podmiotami zagranicznymi może wystąpić potrzeba przetłumaczenia dokumentów wskazanych przez organ kontrolny. Tłumaczenia należy dokonać u tłumacza biegłego.
  • W przypadku, gdy dokumentacja firmy prowadzona jest za wykorzystaniem platformy elektronicznej przed kontrolą skarbową jej właściciel jest zobowiązany do ściągnięcia potrzebnych plików z systemu.

Kto jest zobowiązany do udzielania wyjaśnień w przypadku kontroli?

Sprawy te określone są w artykule 287 § 4 Ordynacji podatkowej. Pracodawca powinien przekazać informacje o kontroli swoim pracownikom, szczególnie tym, którzy w swoim zakresie obowiązku mają kwestie finansowo-księgowe. Pracownicy urzędów skarbowych nie tylko zasiadają przed dokumentami, ale mogą zadawać pytania osobom odpowiedzialnym za wykonywanie określonych czynności finansowych w firmie. Osoby reprezentujące pracodawcę, z którymi może chcieć porozmawiać kontroler to pracownicy upoważnieni do reprezentowania firmy w tym temacie albo osoby prowadzące jego sprawy. Kontroler może też przeprowadzić rozmowę z osobami współdziałającymi z kontrolowanym. Urzędnicy mogą zażądać udostępnienia ksiąg, akt, wszelkich dokumentów związanych z przedmiotem kontroli. Można sporządzać z nich kopie, odpisy, notatki, czy pobierać je w wersjach elektronicznych.

Udzielanie wyjaśnień w przypadku kontroli

Przyczyny kontroli skarbowych

Istnieje wiele przyczyn kontroli skarbowej. Może to być na przykład:

  • wykazywanie wysokich sum transakcji wewnątrzwspólnotowych
  • przedsiębiorca wykazuje większe niż zwykle kwoty podatku do zwrotu
  • ubieganie się o zwrot VAT
  • częste składanie korekt deklaracji podatkowej
  • wykazywanie dużych zakupów środków trwałych
  • inne…

Przyczyny kontroli skarbowych

Co powinien przygotować przedsiębiorca spodziewający się kontroli?

Podatnik powinien przygotować przede wszystkim księgi podatkowe, z których ma wynikać podstawa do ustalenia wymiaru należnych podatków. Przedsiębiorca prowadzący księgę rozchodów i przychodów może spodziewać się kontroli wszelkich dowodów księgowych, faktur, rachunków, potwierdzeń zapłaty, a nawet raportów dobowych czy miesięcznych z kas fiskalnych. Kontrolerzy mogą sprawdzić też archiwalne deklaracje PIT i VAT. Trzeba pamiętać, że firma powinna je przechowywać przez 5 lat od końca roku w którym minął termin płatności określonego rodzaju podatku. W niektórych przypadkach kontrolerzy mogą domagać się dokumentacji od kontrahentów (jeśli prowadzi u nich czynności sprawdzające w związku z kontrolą u podatnika).

Uprawnienie kontrolera

Kontroler skarbowy zwykle jest źle kojarzony, ponieważ na myśl przywodzi policjanta, który może …. wiele!

Jakie uprawnienia przysługują kontrolerowi?

  1. Dostęp do różnego rodzaju dokumentacji
  2. Legitymowanie osób pracujących w firmie
  3. Wstęp oraz możliwość przemieszczania się po obiekcie kontrolowanej firmy
  4. Wstęp do obiektów mieszkalnych, jeśli będzie to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi pozostającymi na złożonej deklaracji , czy innych dokumentach potwierdzających opłaty mieszkaniowe
  5. Wgląd w stan majątkowy podlegającego kontroli wraz z możliwością jego oględzin.
  6. Zbierania i zabezpieczania ewentualnych dowodów.
  7. Zażądania tzw. „spisu z natury”
  8. Przesłuchanie wybranych pracowników
  9. Konsultowania z biegłymi określonych przypadków i sytuacji

Uprawnienia kontrolera

Ekstremalną sytuacją, ale mająca czasami miejsce jest to, że w przypadku utrudnienia w przeprowadzeniu czynności kontrolnych kontroler może poprosić o pomoc policję, ABW, Straż Graniczną lub miejską. Czasami zdarza się tak, że przedsiębiorca nie jest w stanie uczestniczyć w wyznaczonym terminie w kontroli. Co wtedy? Może on wyznaczyć swojego reprezentanta. Przed rozpoczęciem kontroli powinien on w odpowiednim urzędzie skarbowym złożyć stosowne upoważnienie na piśmie. Osoba reprezentująca ma swoje prawa, może na przykład odbierać zawiadomienia dot. kontroli, wyrażać zgodę na rozpoczęcie kontroli przed upływem ustawowych 7 dni, składania wyjaśnień oraz zastrzeżeń do pokontrolnego protokołu. Kontrola powinna zostać zakończona w dniu wskazanym w upoważnieniu właściwego organu do jej przeprowadzenia. Nie może trwać ani jednego dnia dłużej! Ustawa określa długość kontroli dla określonych przedsiębiorstw w danym roku kalendarzowym:

  • Dla mikroprzedsiębiorców -12 dni roboczych
  • Dla małych firm – do 18 dni roboczych
  • Dla średnich firm – 18 dni roboczych
  • Dla pozostałych firm – do 48 dni roboczych

Na co zwrócić szczególną uwagę przed rozpoczęciem kontroli?

Przed rozpoczęciem kontroli skarbowej koniecznie zwróć uwagę na :

  • odliczenie podatku naliczonego z tytułu nabycia samochodu osobowego,
  • odliczenie podatku naliczonego z tytułu rat leasingowych od samochodów
  • odliczenie podatku naliczonego od zakupu paliwa
  • odliczenie podatku naliczonego z tytułu zakupu usług gastronomicznych, czy noclegowych,
  • sprawdź faktury za media i to, czy nie został przedwcześnie odliczony podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług, w stosunku do których prawo do odliczeń powstaje dopiero w rozliczeniu za konkretny okres – dot. to terminu płatności widniejącej na fakturze.

Kontrolerzy podejmują często typowe czynności sprawdzające. Zwracają uwagę na kwoty ujęte w deklaracjach z zapisami w rejestrach VAT. Dokonują też kontroli zgodności zapisów w rejestrach VAT porównując je z dokumentami źródłami. Oglądu wymagają też dokumenty źródłowe - sprawdza się je pod względem wypełnienia wymogów firmowych – na przykład opisy i opieczętowanie dokumentów. Szczególnie zwraca się uwagę na prawidłowości w określeniu momentu powstania obowiązku podatkowego oraz prawidłowości co do podstawy opodatkowania. Kontrolerzy bacznie przyglądają się transakcjom wewnątrzwspólnotowym (jeśli takie mają miejsce w firmie) – transakcje dostaw i nabyć towarów. Czasami sprawdza się też prawidłowość stosowania przepisów dot. miejsca świadczenia usług. Możliwe, że pracownicy urzędów skarbowych skontrolują też właściwe stawki podatkowe, prawidłowości dot. obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Na co zwrócić uwagę

Przed kontrolą można wiele spraw „wyłapać” i dokonać ich korekt. Czas przed podjęciem kontroli jest w firmie szczególnie napięty. Ważne jest “wyprowadzenie” ewentualnych potknięć „na prostą” i rzetelne przygotowanie wszystkich dokumentów. Z każdą wątpliwością można zwrócić się do fachowców prosząc o radę, bądź namacalną pomoc.

 

 

źródło grafik: Pixabay