Każdy przedsiębiorca musi spodziewać się, że być może kiedyś zapuka do drzwi jego firmy kontrola skarbowa. Kontrola ta zajmuje się badaniem tego jak przedsiębiorstwo realizuje obowiązki wynikające z obowiązującego prawa podatkowego. Zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem, który odsłoni Ci to, co przedsiębiorca powinien wiedzieć przed kontrolą fiskusa. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, bądź potrzebujesz doradztwa w tym temacie zawsze warto zwrócić się ze swoimi wątpliwościami do specjalisty!
Zanim pojawi się kontrola
Pracownicy instytucji kontrolujących mają obowiązek zawiadomić przedsiębiorcę o podjętej kontroli. Pismo zawiadamiające powinno wpłynąć od 7 do 30 dni przed pojawieniem się pracownika urzędu skarbowego. Istnieje też możliwość rozpoczęcia kontroli wcześniej niż przed 7 dniami, ale tylko za zgodą kontrolowanego. Zawiadomienie o przyszłej kontroli powinno zawierać informacje o zakresie działań sprawdzających. Należy wziąć pod uwagę fakt, że urząd nie musi zawiadamiać o kontroli, ale tylko w przypadku, gdy podatnik jest podejrzany o przestępstwa podatkowe. Podmiotowi kontrolowanemu przysługują pewne prawa i obowiązki związane z kontrolą. Kontrolę w firmie przeprowadza organ podatkowy pierwszej instancji właściwy dla danego podatnika. Są to z reguły urzędy skarbowe, bądź urzędy kontroli skarbowej. Przedsiębiorca przed kontrolą powinien dobrze wykorzystać czas i przygotować wszelkie potrzebne materiały. Powinien on skompletować i zweryfikować dokumentację, z którą się chce zapoznać urząd skarbowy. Jest to moment na poprawienie ewentualnych potknięć i błędów. Można dokonać na przykład korekty faktur kosztowych i zakupowych, zapisów w KPiR bądź deklaracjach podatkowych (poprzez złożenie deklaracji korygującej wysłanej z uzasadnieniem wprowadzonych zmian). Pracodawca powinien przygotować komplet dokumentów związanych ze wskazaniem w zawiadomieniu problemem. Kontrolerom powinno udostępnić się tylko te dokumenty, które związane są ze sprawą. Podatnik nie musi udostępniać żadnej innej dokumentacji.
Przypadki szczególne:
- Jeśli firma współpracuje z podmiotami zagranicznymi może wystąpić potrzeba przetłumaczenia dokumentów wskazanych przez organ kontrolny. Tłumaczenia należy dokonać u tłumacza biegłego.
- W przypadku, gdy dokumentacja firmy prowadzona jest za wykorzystaniem platformy elektronicznej przed kontrolą skarbową jej właściciel jest zobowiązany do ściągnięcia potrzebnych plików z systemu.
Kto jest zobowiązany do udzielania wyjaśnień w przypadku kontroli?
Sprawy te określone są w artykule 287 § 4 Ordynacji podatkowej. Pracodawca powinien przekazać informacje o kontroli swoim pracownikom, szczególnie tym, którzy w swoim zakresie obowiązku mają kwestie finansowo-księgowe. Pracownicy urzędów skarbowych nie tylko zasiadają przed dokumentami, ale mogą zadawać pytania osobom odpowiedzialnym za wykonywanie określonych czynności finansowych w firmie. Osoby reprezentujące pracodawcę, z którymi może chcieć porozmawiać kontroler to pracownicy upoważnieni do reprezentowania firmy w tym temacie albo osoby prowadzące jego sprawy. Kontroler może też przeprowadzić rozmowę z osobami współdziałającymi z kontrolowanym. Urzędnicy mogą zażądać udostępnienia ksiąg, akt, wszelkich dokumentów związanych z przedmiotem kontroli. Można sporządzać z nich kopie, odpisy, notatki, czy pobierać je w wersjach elektronicznych.
Przyczyny kontroli skarbowych
Istnieje wiele przyczyn kontroli skarbowej. Może to być na przykład:
- wykazywanie wysokich sum transakcji wewnątrzwspólnotowych
- przedsiębiorca wykazuje większe niż zwykle kwoty podatku do zwrotu
- ubieganie się o zwrot VAT
- częste składanie korekt deklaracji podatkowej
- wykazywanie dużych zakupów środków trwałych
- inne…
Co powinien przygotować przedsiębiorca spodziewający się kontroli?
Podatnik powinien przygotować przede wszystkim księgi podatkowe, z których ma wynikać podstawa do ustalenia wymiaru należnych podatków. Przedsiębiorca prowadzący księgę rozchodów i przychodów może spodziewać się kontroli wszelkich dowodów księgowych, faktur, rachunków, potwierdzeń zapłaty, a nawet raportów dobowych czy miesięcznych z kas fiskalnych. Kontrolerzy mogą sprawdzić też archiwalne deklaracje PIT i VAT. Trzeba pamiętać, że firma powinna je przechowywać przez 5 lat od końca roku w którym minął termin płatności określonego rodzaju podatku. W niektórych przypadkach kontrolerzy mogą domagać się dokumentacji od kontrahentów (jeśli prowadzi u nich czynności sprawdzające w związku z kontrolą u podatnika).
Uprawnienie kontrolera
Kontroler skarbowy zwykle jest źle kojarzony, ponieważ na myśl przywodzi policjanta, który może …. wiele!
Jakie uprawnienia przysługują kontrolerowi?
- Dostęp do różnego rodzaju dokumentacji
- Legitymowanie osób pracujących w firmie
- Wstęp oraz możliwość przemieszczania się po obiekcie kontrolowanej firmy
- Wstęp do obiektów mieszkalnych, jeśli będzie to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi pozostającymi na złożonej deklaracji , czy innych dokumentach potwierdzających opłaty mieszkaniowe
- Wgląd w stan majątkowy podlegającego kontroli wraz z możliwością jego oględzin.
- Zbierania i zabezpieczania ewentualnych dowodów.
- Zażądania tzw. „spisu z natury”
- Przesłuchanie wybranych pracowników
- Konsultowania z biegłymi określonych przypadków i sytuacji
Ekstremalną sytuacją, ale mająca czasami miejsce jest to, że w przypadku utrudnienia w przeprowadzeniu czynności kontrolnych kontroler może poprosić o pomoc policję, ABW, Straż Graniczną lub miejską. Czasami zdarza się tak, że przedsiębiorca nie jest w stanie uczestniczyć w wyznaczonym terminie w kontroli. Co wtedy? Może on wyznaczyć swojego reprezentanta. Przed rozpoczęciem kontroli powinien on w odpowiednim urzędzie skarbowym złożyć stosowne upoważnienie na piśmie. Osoba reprezentująca ma swoje prawa, może na przykład odbierać zawiadomienia dot. kontroli, wyrażać zgodę na rozpoczęcie kontroli przed upływem ustawowych 7 dni, składania wyjaśnień oraz zastrzeżeń do pokontrolnego protokołu. Kontrola powinna zostać zakończona w dniu wskazanym w upoważnieniu właściwego organu do jej przeprowadzenia. Nie może trwać ani jednego dnia dłużej! Ustawa określa długość kontroli dla określonych przedsiębiorstw w danym roku kalendarzowym:
- Dla mikroprzedsiębiorców -12 dni roboczych
- Dla małych firm – do 18 dni roboczych
- Dla średnich firm – 18 dni roboczych
- Dla pozostałych firm – do 48 dni roboczych
Na co zwrócić szczególną uwagę przed rozpoczęciem kontroli?
Przed rozpoczęciem kontroli skarbowej koniecznie zwróć uwagę na :
- odliczenie podatku naliczonego z tytułu nabycia samochodu osobowego,
- odliczenie podatku naliczonego z tytułu rat leasingowych od samochodów
- odliczenie podatku naliczonego od zakupu paliwa
- odliczenie podatku naliczonego z tytułu zakupu usług gastronomicznych, czy noclegowych,
- sprawdź faktury za media i to, czy nie został przedwcześnie odliczony podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług, w stosunku do których prawo do odliczeń powstaje dopiero w rozliczeniu za konkretny okres – dot. to terminu płatności widniejącej na fakturze.
Kontrolerzy podejmują często typowe czynności sprawdzające. Zwracają uwagę na kwoty ujęte w deklaracjach z zapisami w rejestrach VAT. Dokonują też kontroli zgodności zapisów w rejestrach VAT porównując je z dokumentami źródłami. Oglądu wymagają też dokumenty źródłowe - sprawdza się je pod względem wypełnienia wymogów firmowych – na przykład opisy i opieczętowanie dokumentów. Szczególnie zwraca się uwagę na prawidłowości w określeniu momentu powstania obowiązku podatkowego oraz prawidłowości co do podstawy opodatkowania. Kontrolerzy bacznie przyglądają się transakcjom wewnątrzwspólnotowym (jeśli takie mają miejsce w firmie) – transakcje dostaw i nabyć towarów. Czasami sprawdza się też prawidłowość stosowania przepisów dot. miejsca świadczenia usług. Możliwe, że pracownicy urzędów skarbowych skontrolują też właściwe stawki podatkowe, prawidłowości dot. obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Przed kontrolą można wiele spraw „wyłapać” i dokonać ich korekt. Czas przed podjęciem kontroli jest w firmie szczególnie napięty. Ważne jest “wyprowadzenie” ewentualnych potknięć „na prostą” i rzetelne przygotowanie wszystkich dokumentów. Z każdą wątpliwością można zwrócić się do fachowców prosząc o radę, bądź namacalną pomoc.
źródło grafik: Pixabay