Zasady i terminy dotyczące przechowywania dokumentów księgowych określa ustawa o rachunkowości. Każda jednostka jest zobowiązana do gromadzenia i określonego przechowywania dowodów księgowych a także innych – przewidzianych w ustawie dokumentacji. W obliczu licznych zmian dotyczących prowadzenia księgowości, które następują w kolejnych latach podatkowych warto na bieżąco zapoznawać się z obowiązującymi zapisami ustaw i rozporządzeń. Jeśli zaś nie jesteś czegoś pewien, to koniecznie powinieneś zwrócić się o pomoc, radę i wsparcie merytoryczne do sprawdzonego biura księgowego. Poniżej omawiamy najważniejsze w temacie zagadnienia. Zachęcamy do lektury!

Zasady i terminy przechowywania dokumentów księgowych

Przechowywanie dokumentacji księgowej

Najważniejszym dokumentem, który nakłada na firmy i jednostki obowiązek gromadzenia i sposoby przechowywania dokumentacji księgowej jest ustawa o rachunkowości, a konkretnie art.4 ust.3 pkt. 6 oraz art.10 ust.1 tejże ustawy. Zapisy określają, że każda jednostka powinna posiadać dokumentacje opisująca w języku polskim przyjęte w firmie zasady – politykę rachunkowości. Dotyczy to:

  • określenia tzw. roku obrotowego wraz z wchodzącymi w jego skład okresami sprawozdawczymi,
  • metod wyceny aktywów i pasywów,
  • metod ustalenia wyniku finansowego aktywów i pasywów,
  • sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,
  • systemy służące ochronie danych osobowych oraz ich zbiorów (dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, innych dokumentów).

Odpowiedzialny za formę i metody powyższych działań jest kierownik jednostki – wskazuje na to art.10 ust.2 ustawy o rachunkowości. Z kolei zapis w art.13 ust.1 wyżej wspomnianej ustawy określa, że księgi rachunkowe obejmują: zbiory księgowe, zbiory obrotów (sumy zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia (obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych) a także wykaz składników aktywów i pasywów (tzw. inwentarz). Obecnie przy powszechnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem systemów elektronicznych uważa się za równoważne, by dokumentacja ta była prowadzona z wykorzystaniem zasobów rachunkowości elektronicznej w postaci zorganizowanych zbiorów danych na oddzielnych komputerach. Może to być baza danych lub wyodrębnione jej części, bez względu na miejsce ich powstawania i przechowywania. Niezbędne jest w tym przypadku – jak określa to ustawa – posiadanie odpowiedniego oprogramowania pozwalającego na czytelne uzyskiwanie informacji.

 Księgi rachunkowe

Jak powinny wyglądać księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe powinny być sporządzane z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, to jest:

  • Trwale oznaczone nazwą pełną lub skrótem jednostki, której dotyczą
  • Powinny być oznaczone nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej
  • Powinny być oznaczone nazwą programu, który przetwarza tę dokumentację.
  • Koniecznie muszą być posegregowane względem roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty ich sporządzenia
  • Warto przechowywać je w określonej kolejności, z należytą starannością.

 Jak powinny wyglądać księgi rachunkowe

Zasady i terminy przechowywania dokumentacji księgowej

O terminach i zasadach informuje nas rozdział 8 ustawy o rachunkowości pod nazwą „Ochrona danych”. oraz przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201 z późn. zmianami). Pod pojęciem „dokumentacja księgowa” należy rozumieć: księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentarza, sprawozdania finansowe, dokumentacja opisująca zasady (politykę) rachunkowości. Dokumentację tą należy przechowywać w określony sposób, tak, aby była ona chroniona przed ewentualnymi zmianami, niemożliwa do rozpowszechniania przez osoby przypadkowe, zabezpieczona przed zniszczeniem czy uszkodzeniem. Dokładnie określa to art. 71 ust 1. ustawy o rachunkowości.

W przypadku prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej ochrona wyżej wymienionych danych musi być następująca:

  1. Należy stosować odporne na różnorodne zagrożenia nośniki danych
  2. Należy stosować i podejmować różnorodne środki ochrony zewnętrznej
  3. Trzeba systematycznie tworzyć kopie rezerwowe zbiorów wszystkich danych zapisanych na nośnikach elektronicznych. Koniecznie trzeba wykonywać to w taki sposób, aby zapewnić tzw. trwałość zapisu informacji dot. systemu rachunkowości przez cały czas okresu określonego ustawą, co do przechowywania ksiąg rachunkowych!
  4. Trzeba zapewnić ochronę programów komputerowych i danych w systemie stosując określone rozwiązania programowe i organizacyjne, aby chronić dane przed dostępem lub zniszczeniem.

Terminy przechowywania określa art. 74 ust.4 ustawy o rachunkowości. Oblicza się je od początku roku następującego po roku obrotowym. Po sporządzeniu i zatwierdzeniu sprawozdań finansowych należy dokumentację zasad, rachunki księgowe i sprawozdania przechowywać w oryginalnej postaci. Należy ustalić w jakim porządku ma być ona przechowywana, ale z uwzględnieniem podziałów na okresy sprawozdawcze. Należy to robić po to, aby w łatwy sposób móc odszukać ewentualne dokumenty. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentacji inwentaryzacyjnych powinno się oznaczać ich nazwą, rodzajem i symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy brać pod uwagę, że system ochrony zbiorów danych rachunkowości może nie zapewniać możliwości odczytywania zapisów przez wymagany ustawą okres. Stąd sugestia, aby księgi rachunkowe drukować pod koniec roku obrotowego.

 Zasady i terminy przechowywania dokumentów księgowych

Co warto wiedzieć!

Według art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej ogłoszonej w Dzienniku Ustaw z 2017 roku – pozycja 201 ze zmianami – podatnik zobowiązany jest do prowadzenia ksiąg podatkowych w taki sposób, że przechowuje on księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty. Czyni to do czasu upływu okresy przedawnienia zobowiązania podatkowego. Czasami jednak ustawy podatkowe stanowią inaczej i w tym przypadku warto skonsultować swoją sytuację z licencjonowanym biurem doradztwa podatkowego, które udzieli nam fachowej porady, bądź poprowadzi nasza sprawę. Przedawnienie podatkowe mija z upływem 5 lat, licząc oczywiście od końca roku kalendarzowego. Szczegółowo mówi o tym art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. Należy pamiętać, że jeśli termin płatności podatku dochodowego przypada w kolejnym roku, to okres przechowywania dokumentacji do celów podatkowych jest dłuższy o rok! Należy zwrócić szczególną uwagę na dowody, na podstawie których ustalono tzw. wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialne i prawne. W przypadku korzystania z odpisów amortyzacyjnych firma bądź jednostka musi obliczać termin wyżej wspomnianych 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za rok, w którym po raz ostatni naliczony został odpis dot. amortyzacji. Co w przypadku, gdy w naszym profilu działalności poszczególne akty prawne wskazują inne terminy związane z przechowywaniem dokumentacji? Należy wówczas przyjąć dłuższy okres do przechowywania wymaganych dokumentów.

Co warto wedzieć

Uwaga! Ważne!

Pracodawcy mają obowiązek przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dokumenty określone np. w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych 9 (Dz. U. z 2016 r. poz. 887 z późn. zm.) Dokumenty te pracodawca musi przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez osobę ubezpieczoną pracy. Zaś artykuł 47 ust.3c ustawy z dnia 13 października 2012 r. mówi o tym, że płatnik ma obowiązek przechowywać przez 5 lat kopie deklaracji rozliczeniowych, czy miesięcznych raportów imiennych oraz innych dokumentów korygujących. Jeśli dokumentacja ta została dostarczona do ZUS przed dniem 1 stycznia 2012 roku, to płatnik powinien przechowywać dokumentację przez 10 lat.

Ważne uwagi

Co dzieje się z dokumentacja po upływie lat?

  1. Po upływie okresów wyznaczonych w ustawach kierownik jednostki może podjąć decyzje o likwidacji całej możliwej do zlikwidowania dokumentacji księgowej. Ustala on także sposób jej zniszczenia. Kierownik jednostki to ważna rola nie tylko zarządcza – pamiętajmy, że jest to osoba, która ponosi pełną odpowiedzialność za nadzór nad dokumentacja księgową. W przypadku likwidacji dokumentów warto jest sporządzić protokół , aby móc później wykazać jakie dokumenty zostały zniszczone. Na protokole powinny się znaleźć osoby odpowiedzialne za likwidację.
  2. W przypadku jednostek księgowych, które zakończyły swoją działalność przed upływem wymaganego w ustawach czasu art. 76 ust. 1 uchwały o rachunkowości jasno określa, że dokumentacja musi być przechowywana przez wskazaną jednostkę lub osobę.
  3. Jeśli następuje połączenie jednostek lub przekształcenie się formy prawnej jednostki to dokumentację obowiązkowo przechowuje jednostka która kontynuuje swoja pracę. O takich sytuacjach często decyduje kierownik, likwidator jednostki albo tzw. syndyk masy upadłościowej. O takiej sytuacji zostaje powiadomiony sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Przechowywanie ksiąg rachunkowych

Ważne, by o dokumentacje księgowa odpowiednio dbać i zabezpieczać ją. Należy w tym temacie nie iść na kompromisy i szukać odpowiednich i optymalnych rozwiązań dla swojej firmy czy jednostki. Trzeba mieć świadomość, że jeśli ktoś nam udowodni, że złamaliśmy przepisy dot. terminu i sposobu przechowywania dokumentacji księgowej to narażeni będziemy na poważne konsekwencje. Mówi o tym art. 5 ust. 4 Uchwały o rachunkowości. Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji powinno być tak zorganizowane, aby podczas kontroli skarbowej kontroler miał łatwy dostęp do niezbędnej dokumentacji. Jeśli dokumenty księgowe archiwizować będzie wynajęte biuro księgowe, to fakt ten należy zgłosić do miejscowego Urzędu Skarbowego w terminie 15 dni od wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi. W jakiejkolwiek wątpliwej sprawie dot. gromadzenia, przechowywania i terminów związanych z dokumentacja księgową - koniecznie zwróć się do zaufanego biura rachunkowego, które sprawnie przeprowadzi Twoja firmę lub jednostkę przez meandry prawa podatkowego!

źródło: Pixabay, Freepik