BIURA RACHUNKOWE - na co zwracać uwagę przy wyborze

Jeśli planujemy zakładać własną działalność lub nasza firma istnieje na rynku już od kilku lat i chce obniżyć koszty, skorzystanie z usług księgowego stanie się w pewnym momencie koniecznością. Wybór biura rachunkowego nie jest prosty, gdyż jak spośród tysięcy ofert wybrać tę najlepszą? Na co zwracać uwagę przy wyborze biura rachunkowego? Czy możemy zaufać każdemu? Czy lepsze jest małe biuro, czy ogromna korporacja obsługująca tysiące klientów? Jeśli chcecie uzyskać odpowiedzi na te oraz inne pytania zapraszamy do lektury.

Certyfikat – Świadectwo kwalifikacyjne

Wybierając biuro rachunkowe powinniśmy dowiedzieć się, czy posiada ono odpowiednie kompetencje oraz doświadczenie. Certyfikaty, zezwolenia oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej to podstawowe dokumenty o które należy zapytać – mimo tego że nie są obecnie obligatoryjne i biuro rachunkowe może prowadzić każdy, niezależnie od posiadanych kompetencji.

Dawniej, aby biuro mogło prowadzić księgi rachunkowe niezbędne było posiadanie certyfikatu Ministerstwa Finansów uprawniającego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, które jest nazywane Certyfikatem lub Świadectwem Kwalifikacyjnym.
Aktualnie praktycznie każda osoba nawet bez certyfikatów może otworzyć takowe biuro, jednak czy chcielibyśmy aby zajmowała się naszymi finansami?

Warto również wiedzieć, że certyfikat nie jest nigdy wydawany na całe biuro rachunkowe, ale imiennie. W trakcie wyboru biura i osoby, która będzie prowadziła naszą rachunkowość warto sprawdzić, czy posiada ona takowy certyfikat, potwierdzający jej kwalifikacje. Przy okazji można sprawdzić datę jego wystawienia, która świadczy bezpośrednio o doświadczeniu oraz umiejętnościach naszego księgowego.

Często, aby obniżyć koszty prowadzonej działalności, biura rachunkowe zatrudniają osoby o niewystarczających kwalifikacjach, które nie posiadają wspomnianych certyfikatów – najczęściej stażystów lub studentów na umowę-zlecenie. Warto jednak zastanowić się nad tym, czy chcemy powierzyć w jej ręce naszą firmę.

Przy wyborze biura rachunkowego można jeszcze sprawdzić, czy firma współpracuje z osobami posiadającymi licencje doradców podatkowych, gdyż ich wiedza zazwyczaj jest większa niż wymagania stawianie dla uzyskania certyfikatu.

Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej

Ze względu na zawiłość polskiego prawa, niekiedy nawet jasne sprawy mogą zostać negatywnie osądzone i decyzja podjęta przez biuro okaże się nieprawidłowa.

Z tego powodu od 2004 roku istnieje obowiązek posiadania przez biuro polisy od odpowiedzialności cywilnej. Dodatkowo każdy doradca podatkowy powinien posiadać indywidualne ubezpieczenie.

Wybierając biuro rachunkowe należy sprawdzić, czy zadbało ono o wszystkie niezbędne ubezpieczenia oraz czy ubezpieczyło inne działania niepodlegające tradycyjnej polisie – rozliczanie ZUS-ów, Księgi Przychodów i Rozchodów czy utratę dokumentacji.

Ważną informacją jest również to, w jakim towarzystwie ubezpieczeniowym została wykupiona polisa oraz czy jej wysokość może pokryć nasze ewentualne straty.

Ochrona danych

Oczywistym powinien być fakt, że biuro rachunkowe dba o ochronę naszych danych. Nie możemy być jednak niczego pewni szczególnie dlatego, że dopiero od 1 stycznia 2015 roku weszła w życie reforma ustawy o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z jej zapisem część obowiązków realizowanych do tej pory przez GIODO będzie przeniesiona na administratorów danych osobowych i co za tym idzie, na administratorów bezpieczeństwa informacji. Wybierając biuro rachunkowe należy zapytać, czy zdążyło wprowadzić już odpowiednie procedury zgodne z nowymi regulacjami prawnymi. W końcu brak odpowiedniej ochrony danych może prowadzić do poważnych konsekwencji.

Cena świadczonych usług

Dla sporej grupy przedsiębiorców to właśnie cena jest pierwszorzędnym kryterium wyboru. Nie chodzi o znalezienie najtańszego ani najdroższego biura rachunkowego, ale takiego, które nie odstaje zbytnio od cen rynkowych.

Jeśli zdecydujemy się na tanie usługi bądźmy świadomi tego, że koszty muszą być w jakiś sposób zredukowane, a praktycznie 70-80% to koszty pracy ludzkiej. Redukcja cen oznacza najczęściej mniejszy zakres usług, niż byśmy tego oczekiwali, słabsze kadry i nadmiernie obciążone pracą księgowe, osoby które nie posiadają odpowiednich kompetencji, niedotrzymywanie terminów.

Wybierając usługi biura sprawdźmy przede wszystkim jego ofertę, zapytajmy o kluczowe dla nas sprawy np. zakres obowiązków, rodzaj kontaktu etc., a nie sugerujmy się wyłącznie ceną.
Radzimy również udać się do biura i porozmawiać osobiście z właścicielem, sprawdzić w jakich warunkach pracują księgowe i jak są prowadzone oraz przechowywane dokumenty.

Zakres usług biura

Większość biur rachunkowych prowadzi bardzo szeroki zakres działalności zaczynając od rachunkowości podatkowej, przez obsługę kadrowo-płacową aż do rachunkowości finansowo-zarządczej. Oczywiście mniejsze biura będą raczej oferowały węższy zakres usług, ale i bardziej indywidualne podejście do klienta. Warto zastanowić się, czy preferujemy wąskie specjalizacje czy biura oferujące znacznie szerszy zakres usług wykraczający poza sprawy księgowe.

Małe biura rachunkowe są idealnym rozwiązaniem dla osób, które szukają indywidualnego podejścia, niekiedy pomocy poza godzinami pracy biura czy nieszablonowych rozwiązań. Z drugiej strony ktoś, kto potrzebuje sztabu specjalistów i szerokiego zakresu usług powinien przemyśleć ofertę dużego biura rachunkowego.

Doświadczenie i pozycja na rynku

Często trudno jest ocenić, czy dane biuro rachunkowe ma dobrą czy złą renomę. Możemy dowiedzieć się tego czytając opinie w Internecie lub rozmawiając z naszymi znajomymi, jednak jeśli nie sprawdzimy tego osobiście, nigdy nie będziemy w 100% pewni.

Niekiedy biuro posiadające dobrą renomę ma bardzo wielu klientów, przez co nie praktykuje indywidualnego podejścia, którego możemy po prostu oczekiwać. Oczywistym jest fakt, że biuro z wieloletnim doświadczeniem wzbudza w nas większe zaufanie, jednak warto mieć świadomość tego, że często księgowi pracujący w takowych biurach zakładają własne firmy, które pomimo krótkiego stażu na rynku posiadają w swoim zespole bardzo doświadczonych pracowników.

Dokumenty – przekazywanie, przechowywanie, legalność

W czasie ustalania szczegółów współpracy warto dowiedzieć się również tego, jak będą przekazywane nam dokumenty – czy będą wysyłane elektronicznie, czy odpowiednia osoba je do nas dostarczy, czy będziemy zobowiązani osobiście stawiać się w wybranym biurze rachunkowym. Jest to kwestia naszej wygody, gdyż jeśli nie dysponujemy znaczną ilością czasu ciągłe dojeżdżanie do biura będzie bardzo problematyczne.

Przechowywanie dokumentów leży na ogół po stronie biura rachunkowego. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ Klient nie musi martwić się o przechowywanie i archiwizację w dobrych warunkach, a w razie kontroli prowadzonej przez np. Urząd Skarbowy nie musi osobiście spotykać się z urzędnikami. Księgowa na podstawie udzielonego pełnomocnictwa złoży wszelkie niezbędne wyjaśnienia oraz przedstawi oryginały dokumentów do wglądu.

Nie możemy za bardzo wnikać w legalność oprogramowania biurowego, jednak powinniśmy zdawać sobie sprawę z tego, że nielegalność programów, z których korzystają księgowi wiąże się nie tylko z konsekwencjami dla nich, ale i dla nas. Co prawda odpowiedzialność za nielegalne oprogramowanie ponosi biuro, jednak wraz z konfiskatą dysku twardego zostaną skonfiskowane (i usunięte) nasze dokumenty (o ile jest to sposób na ich przechowywanie). Nieaktualne lub niskiej jakości oprogramowanie to również większe ryzyko błędów w rozliczeniach – brak aktualizacji i dostosowania do szybko zmieniających się przepisów przenosi ryzyko błędów i kar na biuro rachunkowe a często również Klienta.

Zwróć uwagę na swój wybór

Dobre biuro rachunkowe jest często trudne do znalezienia, gdyż po początkowej euforii przychodzi rozczarowanie w kwestiach, które zapomnieliśmy wcześniej przemyśleć lub nie zostały doprecyzowane w umowie. Z tego właśnie powodu jeszcze przed rozmową dobrze przygotujmy się w kwestii naszych oczekiwań i zróbmy rozpoznanie rynku. Dobre biuro rachunkowe zostanie z nami na kolejne lata, a my będziemy gratulować sobie przemyślanego wyboru.